Ministério da Educação

Universidade Federal do Triângulo Mineiro

Uberaba - MG

Instrução Normativa REITORIA/UFTM Nº 16, DE 26 DE agosto DE 2024

A REITORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRIÂNGULO MINEIRO – UFTM, nomeada pelo Presidente da República, por meio do Decreto de 1º de junho de 2023, publicado no Diário Oficial do dia 2 subsequente, no uso de suas atribuições legais, estatutárias e regimentais, considerando o disposto na Lei nº 9.294, de 15 de julho de 1996 e na Lei nº 10.167, de 27 de dezembro de 2000,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º  Ficam instituídos os procedimentos relativos à utilização dos espaços físicos da Universidade Federal do Triângulo Mineiro – UFTM, descritos nesta Instrução Normativa, destinados à realização de eventos institucionais e externos.

Art. 2º  Esta Instrução Normativa deverá ser observada por todas as unidades administrativas e acadêmicas, em especial o Departamento de Serviços e Logística – DSL.

Art. 3º  Para fins desta Instrução Normativa, consideram-se:

I - eventos institucionais: aqueles promovidos por qualquer membro da comunidade universitária ou qualquer unidade organizacional ou ambiente funcional e que tenha estreita relação com as atividades desenvolvidas no âmbito acadêmico ou administrativo, podendo ser: 

a) eventos solenes: aqueles promovidos pela Reitoria;

b) eventos acadêmicos: aqueles promovidos pelos docentes, discentes ou qualquer unidade acadêmica, cuja natureza seja essencialmente acadêmica; e

c) eventos administrativos: aqueles promovidos por gestores ou unidades administrativas, cuja natureza seja essencialmente administrativa;

II - eventos externos: aqueles promovidos pela comunidade externa; e

III - atividades científicas, culturais, comunitárias e educacionais: caracterizadas como cursos, congressos, simpósios, seminários, encontros e reuniões de caráter científico, conferências e palestras, semanas acadêmicas, feiras de profissões, apresentações culturais etc.

Art. 4º  Os espaços destinados à realização de eventos apresentam as características descritas no Anexo desta Portaria. 

Art. 5º  Será vedada a utilização dos auditórios para realização de pequenas reuniões, apresentações de trabalhos ou atividades para público inferior à metade da sua capacidade. 

Parágrafo único.  Em razão da reduzida quantidade de público, essas atividades deverão ser desenvolvidas em outros espaços. 

Art. 6º  Os eventos institucionais terão prioridade na reserva dos espaços físicos.

CAPÍTULO II

DOS EVENTOS INSTITUCIONAIS

Das Reservas para Eventos Institucionais

Art. 7º  A formalização da reserva deverá ser efetivada mediante preenchimento do formulário para pré-reservas de auditórios da UFTM, disponível on-line, na página Reservas de Auditórios, opção Reserva de Auditórios, em até trinta dias antes da realização do evento.

Art. 8º  Eventos promovidos por discentes deverão ser formalizados pelo Coordenador do curso, Diretor do Instituto, Coordenador do Programa de Pós-graduação ou Coordenador do Projeto/Programa de referência, os quais assumirão a responsabilidade pela sua promoção frente à UFTM. 

Art. 9º  Eventos promovidos por servidores técnico-administrativos deverão ser formalizados por intermédio da sua chefia imediata. 

Art. 10.  As pré-reservas estão vinculadas à disponibilidade do local pretendido e deverão ser formalizadas junto ao Departamento de Serviços e Logísitica – DSL, pelos agentes citados nos arts. 8º e 9º.

Art. 11.  O DSL deverá informar sobre a deliberação ao solicitante que, por sua vez, deverá enviar o Termo de Responsabilidade e Compromisso – TRC devidamente assinado, por e-mail.

Art. 12.  O solicitante deverá verificar, no link recebido quando da confirmação da reserva, se todos os dados estão corretos.

Da Desistência da Reserva para Eventos Institucionais

Art. 13.  Caso haja desistência da reserva, a organização do evento deverá comunicá-la ao DSL  em até quinze dias antes da data de início do evento, pelo e-mail audiovisual.dsl@uftm.edu.br. 

Art. 14.  Se a desistência não for comunicada ou for comunicada fora do prazo, o responsável será notificado pelo DSL e seu nome será registrado no cadastro de usuários pendentes. 

Parágrafo único.  No caso de reincidência, o responsável não estará autorizado a formalizar novas reservas durante o ano vigente.

CAPÍTULO III

DOS EVENTOS EXTERNOS

Art. 15.  A utilização dos espaços físicos da UFTM para realização de eventos externos ocorrerá sob a forma de locação do respectivo espaço, mediante pagamento da taxa de ocupação e assinatura de contrato. 

Art. 16.  A taxa de ocupação se refere apenas à área reservada e informada no Termo de Compromisso e Responsabilidade, encaminhado ao DSL, e caso seja utilizado outro espaço, será cobrado um valor adicional.

Parágrafo único.  O solicitante deve assinar e cumprir todas as exigências estabelecidas no Termo de Compromisso e Responsabilidade.

Art. 17.  A taxa de ocupação será cobrada por turno, ininterrupto, independentemente da duração do evento.

Art. 18.  A taxa de ocupação será calculada proporcionalmente ao valor do salário mínimo (SM) vigente à época da reserva.

Art. 19.  A taxa de ocupação se referirá para cada espaço e dia/turno, se ocorrer reserva de mais de um dia, os valores serão calculados para cada um deles, sendo definidos conforme descrito no Anexo.

Das Reservas para Eventos Externos

Art. 20.  As reservas estarão vinculadas à disponibilidade do local pretendido e deverão ser formalizadas pelo responsável pelo evento junto ao DSL que procederá à análise da solicitação. 

Art. 21.  A formalização da reserva deverá ser efetivada, exclusivamente, mediante o preenchimento do formulário para Pré-Reservas de Auditórios da UFTM, com antecedência mínima de trinta dias da data de início do evento, disponível no sítio institucional, conforme art. 7º. 

Art. 22.  Após o deferimento formal, o DSL deverá solicitar ao Departamento de Orçamento e Finanças – DOF a emissão da Guia de Recolhimento da União – GRU para envio, por e-mail, ao solicitante.

Parágrafo único.  Cabe ao solicitante apresentar o comprovante de pagamento da GRU ao DSL, para confirmação da locação. 

Art. 23.  A locação somente será confirmada após o pagamento integral da taxa de ocupação, com apresentação do comprovante ao DSL em até vinte dias antes do evento.

Art. 24.  Após a comprovação do pagamento, o DSL deverá confirmar a locação junto ao solicitante, após recebimento do comprovante de pagamento da taxa de ocupação, convocando-o para assinatura do TRC e do contrato.

Parágrafo único.  O DSL deverá entregar ao solicitante a primeira via do formulário e arquivar a segunda com o TRC.

Da Desistência da Reserva para Eventos Externos

Art. 25.  Caso haja desistência da reserva, o responsável deverá comunicá-la em até quinze dias antes da data de início do evento, por escrito, ao DSL, ocasião em que a taxa de ocupação poderá ser integralmente ressarcida. 

Art. 26.  Nos cancelamentos de reserva em prazo inferior a quinze dias será ressarcido ao contratante apenas 50% (cinquenta por cento) do valor da taxa de ocupação já depositado, em razão de a UFTM ter sido impossibilitada de celebrar outras reservas.

CAPÍTULO IV

DA UTILIZAÇÃO E DA RESERVA

Art. 27.  Compete ao DSL autorizar a utilização dos espaços físicos para realização de eventos internos e externos após consulta da disponibilidade.

Art. 28.  O recinto ficará disponível somente na data e no horário em que foi reservado. 

Art. 29.  Os horários de início e de término dos eventos deverão ser rigorosamente respeitados, considerando-se a ocorrência de outros eventos e questões acadêmicas e administrativas envolvidas. 

Art. 30.  Entre um agendamento e outro, será necessário um intervalo de duas horas para a preparação interna do recinto. 

Art. 31.  Se houver necessidade prévia do local por parte do realizador do evento, esse tempo deverá ser calculado e incluído no período reservado, quando eventos internos, e na composição da diária, quando for evento externo.

Das Alterações

Art. 32.  A alteração da reserva ficará sujeita a nova confirmação, uma vez que os agendamentos são realizados com antecedência e o local poderá ter reserva anterior. 

Parágrafo único.  A solicitação deverá ser encaminhada ao e-mail audiovisual.dsl@uftm.edu.br. 

Art. 33.  A alteração da data ou horário da reserva somente terá validade se for formalizada e justificada pelo solicitante junto ao DSL, no prazo mínimo de dez dias do início do evento, previsto na reserva original. 

Art. 34.  Na hipótese de não haver disponibilidade da nova data ou horário, a reserva poderá ser cancelada, observado o art. 24.

Da Vistoria do Espaço

Art. 35.  No início e no término de cada evento, o recinto deverá ser vistoriado pelo DSL e pelo responsável pelo evento, que deverão lavrar o Termo de Vistoria – TV.

Parágrafo único.  Na coluna PRÉ do formulário, deverão ser anotadas no campo Observações todas as irregularidades existentes no ambiente.

Art. 36.  Após a realização do evento, o DSL deverá preencher a coluna específica do Termo de Vistoria – TV e colher a assinatura do responsável, registrando quaisquer ocorrências.

Art. 37.  Os danos causados ao patrimônio público são de responsabilidade exclusiva do solicitante, o qual deverá providenciar o devido ressarcimento à UFTM, mediante procedimento administrativo, não excluindo as demais responsabilidades legais.

Parágrafo único.  O DSL deverá orçar o valor do ressarcimento e solicitar ao DOF a emissão da GRU, em prazo definido pela UFTM.

CAPÍTULO V

DA EXPOSIÇÃO, VENDAS E DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS

Art. 38.  É permitida a exposição e venda de livros, periódicos ou similares, com participação de livrarias e editoras como parceiras ou patrocinadoras, desde que observada a relação direta com o evento em questão e informado previamente ao DSL. 

Art. 39.  O solicitante deverá verificar, como condição para inscrição ou participação no evento, a idoneidade e legitimidade do expositor e a efetiva titularidade da alegada representação comercial da empresa e dos produtos a serem expostos, ficando a UFTM eximida de toda e qualquer responsabilidade em caso de procedimentos judiciais ou reclamações de terceiros envolvendo tais questões. 

Art. 40.  A exposição de materiais publicitários e a montagem de estandes em espaços próximos ao auditório locado estão sujeitas à aprovação prévia do DSL. 

Parágrafo único.  As infraestruturas instaladas deverão ser móveis, não causar danos ao espaço e não obstruir a identidade visual da UFTM.

Art. 41.  Caberá exclusivamente ao responsável pela reserva o controle de todos os materiais, equipamentos, decorações, etc., devendo a remoção ser realizada imediatamente após o término do evento, dentro do horário da reserva. 

Art. 42.  Será cobrada taxa de reserva em caso de material não recolhido ou de pernoite, nos mesmos valores praticados à data do evento, pelo período ocupado, com arredondamento para cima.

Art. 43.  A distribuição ou a comercialização de produtos relacionados ao evento requererá autorização prévia do DSL e desde que não acarretem resíduos, lixo ou demanda de limpeza ou manutenção.

Art. 44.  Solicitação de mesas e cadeiras deverá ser efetuada no ato da reserva, estando condicionada à disponibilidade para provimento pelo DSL. 

CAPÍTULO VI

DAS PROIBIÇÕES

Art. 45.  Fica proibido: 

I - comercializar, fazer propaganda ou consumir produtos fumígeros, gerados ou não do tabaco, nos Auditórios e nas dependências adjacentes;

II - comercializar e consumir bebidas alcoólicas;

III - consumir qualquer tipo de alimento ou líquido no interior dos Auditórios, exceto água;

IV - utilizar os auditórios rotineiramente, como sala de aula;

V - posicionar banners, faixas, cavaletes, painéis ou quaisquer outros equipamentos obstruindo as vias de acesso às demais dependências dos prédios, como escadas, elevadores e corredores de circulação, ou junto aos extintores de incêndio;

VI - usar materiais que possam prejudicar a saúde dos usuários ou de terceiros ou ainda danificar as instalações, tais como graxas, tintas, corrosivos, inflamáveis etc.;

VII - perfurar, pintar ou colar cartazes nas paredes ou no piso;

VIII - usar equipamento de som, bem como a realizar apresentações musicais nas áreas externas aos auditórios, em horários de atividades acadêmicas;

IX - utilizar equipamentos de som ou emitir de ruídos em volume que cause distúrbio nas atividades acadêmicas em curso ou acima do permitido pela legislação;

X - usar os espaços físicos para realização de quaisquer eventos de natureza político-partidária; e

XI - realizar comemorações e recepções nas dependências internas dos auditórios.

§ 1º  Caberá ao DSL verificar, durante a realização do evento, se o volume dos equipamentos de som está dentro do limite permitido.

§ 2º  A realização de debates eleitorais entre candidatos nos espaços da Universidade, com o objetivo de promover o diálogo e a reflexão sobre os rumos das políticas públicas, poderá ocorrer quando promovidos pela Reitoria e desde que sejam observadas as normas eleitorais vigentes e asseguradas medidas efetivas para garantir a igualdade de condições entre os participantes, sem favorecimento a qualquer candidato ou partido específico, e todas as ações devem ser conduzidas em conformidade com as regras de campanha eleitoral.

§ 3º  A distribuição de material eleitoral ou político partidário durante o período eleitoral ou em desacordo com as legislações eleitorais ou ambientais vigentes é expressamente proibida.

Art. 46.  É proibida a fixação de cartazes no interior dos auditórios e áreas adjacentes. 

§ 1º  A colocação de faixas e cartazes alusivos ao evento somente será permitida em lugares específicos para essa finalidade, definidos pela Administração de Edifícios. 

§ 2º  Em caso de não cumprimento, o DSL deverá retirar os materiais fixados, ficando sujeitos à inutilização.

CAPÍTULO VII

DA UTILIZAÇÃO DO AUDITÓRIO TOPÁZIO IMPERIAL

Art. 47.  O uso do Auditório Topázio Imperial está sujeito a condições e procedimentos específicos, em função de sua natureza, e será permitido nas seguintes situações:

I - pelos Conselhos Superiores e conselhos vinculados ao CONSU;

II - pelos Comitês e Câmaras Técnicas vinculados ao CONSU, Reitoria e Pró-Reitorias;

III - pelo Gabinete ou Pró-Reitorias, para eventos de grande relevância; ou

IV - pela Comunicação Social, para a produção de vídeos e materiais institucionais.

Art. 48.  A reserva do Auditório Topázio Imperial deverá ser solicitada pelo e-mail da Secretaria da Reitoria, qual seja sec.reitoria@uftm.edu.br.

Art. 49.  A utilização do Auditório Topázio Imperial ocorrerá durante o horário de expediente, das 8h às 12h e das 13h às 17h, de forma não onerosa.

Art. 50.  Condições específicas e casos omissos serão objeto de análise pelo Gabinete da Reitoria.

CAPÍTULO VIII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 51.  Caberá ao solicitante verificar no sítio da UFTM, na página Reservas de Auditórios, a disponibilidade da data pretendida para reserva do espaço físico de interesse, preenchendo o formulário para Pré-Reservas de Auditórios.

Art. 52.  Antes do agendamento, o DSL deverá solicitar a leitura desta Instrução Normativa pelo solicitante.

Art. 53.   Cabe ao DSL comunicar o agendamento do evento aos setores responsáveis pelos serviços de suporte aos auditórios para as providências cabíveis, referentes aos serviços de portaria, de vigilância, de limpeza do espaço físico e de recursos audiovisuais, se necessário.

Parágrafo único.  O DSL deverá verificar se os equipamentos de audiovisual da UFTM solicitados no Formulário de Pré-Reserva estão em perfeitas condições de uso.

Art. 54.  Durante a realização do evento, o DSL deverá verificar se o espaço utilizado corresponde ao estabelecido no Formulário de Pré-Reservas e se não corresponder, aplicar o disposto no art. 16 desta Instrução Normativa.

Art. 55.  A UFTM poderá cancelar o agendamento/locação caso seja identificado no decorrer do evento que o assunto abordado não é o mesmo citado no ato da reserva ou qualquer outro desvio de finalidade que possa ocorrer. 

Art. 56.  Eventualmente, em caso de interesse público devidamente comprovado, o DSL poderá dispensar a taxa de ocupação. 

Art. 57.  Para o previsto nesta Instrução Normativa, especificamente no art. 56, eventos de cunho religioso não são caracterizados como eventos de interesse público.

Art. 58.  A participação de crianças e adolescentes menores de quinze anos será restrita às atividades adequadas à faixa etária e respeitada a legislação vigente, em especial, ao Estatuto da Criança e do Adolescente – ECA, sob a supervisão do contratante ou preposto. 

Parágrafo único.  Os responsáveis legais dos menores serão responsáveis pelas respectivas guarda e segurança. 

Art. 59.  Nos eventos, os participantes deverão registrar-se na portaria se integrante da comunidade externa e utilizar crachá próprio para acesso e circulação nas dependências do espaço reservado, a ser fornecido pelo(s) responsável(is) do evento. 

Art. 60.  Os usuários que desejarem utilizar seus equipamentos de multimídia terão de instalar e testar seu funcionamento na presença do técnico de audiovisual do DSL, sem comprometer o funcionamento dos equipamentos da UFTM. 

Art. 61.  O funcionamento e a conservação dos equipamentos trazidos serão de responsabilidade única e exclusiva dos responsáveis pelo evento.

Art. 62.  Os materiais ou equipamentos trazidos para os auditórios da UFTM pelos organizadores ou participantes do evento serão de responsabilidade de quem os trouxer, incluindo sua utilização e guarda, não imputando à UFTM qualquer responsabilidade por perdas ou danos. 

Art. 63.  Os materiais e equipamentos de terceiros deverão ser retirados imediatamente após o término do evento. 

Art. 64.  Os auditórios não estão equipados para videoconferências ou transmissões ao vivo. 

Art. 65.  Em caso de necessidade, o solicitante deverá entrar em contato com a Comunicação Social ou o Setor Audiovisual da UFTM para verificar a disponibilidade da transmissão de eventos institucionais.

Parágrafo único.  A Comunicação Social deverá dar suporte e atender as solicitações de atualização das páginas de Reservas de Auditório no Portal UFTM, mediante solicitação do Departamento de Serviços e Logística. 

Art. 66.  A transmissão dos eventos externos será de inteira responsabilidade dos contratantes, não sendo fornecidos equipamentos e habilitação de acesso à internet para tal finalidade. 

Art. 67.  O DSL deverá verificar antecipadamente as condições técnico-operacionais dos espaços e comunicar ao responsável qualquer eventualidade que possa comprometer a realização do evento. 

Art. 68.  A UFTM não disponibilizará pessoal para transporte dos materiais ou equipamentos que serão utilizados nos eventos.

Art. 69.  Em caso de descumprimento das normas aqui estipuladas ou permanência no local do evento além do horário reservado, o responsável pelo evento será advertido pelo DSL e terá o nome registrado no cadastro de usuários pendentes. 

§ 1º  Em caso de eventos externos, o responsável deverá, ainda, arcar com os eventuais prejuízos causados, além do pagamento das horas excedentes que ultrapassarem o contratado, calculadas em múltiplos de 4h.

§ 2º  Havendo reincidência, o responsável ficará impedido de formalizar novas reservas durante o ano vigente. 

Art. 70.  O praticável (tablado de degraus utilizado em formaturas) não está incluído nas locações, sendo de uso exclusivo de eventos internos. 

Art. 71.  As disposições desta Instrução Normativa se aplicam exclusivamente aos ambientes listados no Anexo desta Portaria. 

Parágrafo único.  Os critérios de utilização e reserva do Complexo Esportivo da UFTM estão disciplinados em normativa específica. 

Art. 72.  Aos contratantes externos, é expressamente proibida a vinculação da imagem da UFTM como promotora, colaboradora, parceira, organizadora ou patrocinadora da atividade. 

Art. 73.  Os documentos mencionados nesta Instrução Normativa estão disponíveis na página Reservas de Auditório, no link https://www.uftm.edu.br/reservas. 

Art. 74.  A UFTM poderá autorizar, de forma não onerosa, a utilização dos espaços da Universidade, à exceção dos auditórios, para realização de feiras com estandes ou barracas destinados à exposição ou venda de produtos ou artigos nas áreas artesanal, artística, recreativa, esportiva, alimentícia, culinária ou educacional.

§ 1º  Para a finalidade disposta no caput, deverá ser realizado edital de chamamento público, com as condições, regras e critérios de participação, bem como a periodicidade e datas da cessão.

§ 2º  A estrutura, mobiliário e pessoal necessários à realização das feiras serão de inteira responsabilidade do concessionário.

§ 3º  É vedada a exposição de artigos de caráter exclusivamente religioso ou partidário, bem como qualquer manifestação religiosa antes, durante ou após a exposição.

Art. 75.  É vedada a exposição de material político nos espaços e eventos regulamentados por esta Instrução Normativa, inclusive aqueles previstos no art. 74, durante o período eleitoral, exceto em campanhas educativas promovidas pela Justiça Eleitoral ou pela UFTM, devidamente avaliadas pela Comunicação Social.

Art. 76.  Casos omissos serão resolvidos pelo DSL.   

Art. 77.  As unidades e os gestores descritos nesta Instrução Normativa se tornam responsáveis pela sua execução e pelo seu acompanhamento, bem como pela exigência de cumprimento dos procedimentos e apresentação dos documentos necessários.

Art. 78.  Esta Instrução Normativa entra em vigor em 27 de agosto de 2024.

Marinalva Vieira Barbosa

Reitora da UFTM

Documento assinado eletronicamente por MARINALVA VIEIRA BARBOSA, Reitora da UFTM, em 26/08/2024, às 17:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e no art. 34 da Portaria Reitoria/UFTM nº 215, de 16 de julho de 2024.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.uftm.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1322582 e o código CRC C1F4CFFE.

ANEXO

ESPAÇOS DESTINADOS À REALIZAÇÃO DE EVENTOS