Ministério da Educação

Universidade Federal do Triângulo Mineiro

Uberaba - MG

Portaria REITORIA/UFTM Nº 215, DE 16 DE julho DE 2024

A VICE-REITORA, NO EXERCÍCIO DA REITORIA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRIÂNGULO MINEIRO – UFTM, nomeada pela Portaria de Pessoal nº 608, de 19 de junho de 2023, publicada no Diário Oficial da União do dia 20 subsequente, no uso de suas atribuições legais, estatutárias e regimentais, considerando o disposto no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º  O Sistema Eletrônico de Informações – SEI é o sistema oficial de gestão de processos e documentos administrativos no âmbito da UFTM.

Parágrafo único.  É obrigatório o uso do SEI em todas as unidades da UFTM como ferramenta para a produção, classificação e tramitação de documentos e processos administrativos.

Art. 2º  Compete ao Departamento de Tecnologia da Informação – DTI prover as condições necessárias ao acesso e à utilização do SEI, garantindo sua disponibilidade, integridade física, confiabilidade e segurança dos documentos eletrônicos e dados nele incluídos.

Art. 3º  A gestão e o acompanhamento do SEI serão realizados com o apoio do Comitê Técnico de Assessoramento à Gestão do SEI – CTSEI e de acordo com as responsabilidades definidas no Capítulo XV desta Portaria.

Art. 4º  Para fins desta Portaria, considera-se:

I - Assinatura Eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura;

II - Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada a inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos e, no caso da UFTM, as Instruções Normativas e as Rotinas Operacionais Padrão vigentes deverão ser consideradas;

III - Upload para o SEI: conjunto de ações que visam à incorporação de um documento externo a um processo no SEI;

IV - Documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza, sendo:

a) Documento Arquivístico: registro de informação produzida ou recebida por uma pessoa ou entidade em razão das suas atividades ou funções, que tem valor administrativo, fiscal, legal, acadêmico, histórico ou cultural e deve ser objeto de conservação;

b) Documento Digital: documento armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

1. Nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e

2. Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento-base não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

V - Documento Externo: documento digital de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido na UFTM ou por ela recebido;

VI - Perfil de Acesso: conjunto de autorizações de acesso ao Sistema relacionadas a uma ou mais atribuições funcionais;

VII - Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial;

VIII - Usuário Interno do SEI: servidores docentes e técnico-administrativos, professores substitutos e visitantes, servidores cedidos ou em colaboração técnica em exercício na UFTM, terceirizados (almoxarife e recepcionista), estagiários (tendo a UFTM como instituição concedente) e bolsistas, sendo atribuído a cada um o perfil de acesso de acordo com as responsabilidades e atividades desempenhadas;

IX - Usuário Externo do SEI: pessoa autorizada pela UFTM que tem a prerrogativa de visualizar determinados processos e documentos dentro do SEI, e também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para esse fim;

X - Número Único de Protocolo – NUP: código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo ou documento avulso, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Federal;

XI - Número SEI: código numérico, próprio do SEI, gerado automaticamente para identificar de forma única os documentos dentro do sistema; e

XII - Nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos documentos/processos no SEI, quanto à informação neles contida.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Art. 5º  O SEI deverá ser utilizado no âmbito da UFTM para a produção, tramitação e controle de arquivamento de documentos e processos produzidos nas atividades da Universidade por meio de processos administrativos.

§ 1º  Todos os processos autuados antes de 2 de outubro de 2017, data de implantação do SEI na UFTM, continuarão tramitando na forma física até a sua conclusão.

§ 2º  O disposto no § 1º não se aplica aos casos em que for indispensável a conversão híbrida ou migratória do processo para o Sistema, quando não for possível a tramitação do processo físico, seja pela especificidade que implique em morosidade na tomada de decisão ou por comprovado risco à integridade das peças que o compõem em razão da deterioração do papel, observando-se o seguinte:

I - a conversão híbrida compreende na continuidade eletrônica do processo físico e na inserção de documentos natos digitais no SEI, e deverá ser utilizada em casos excepcionais para processos compostos de documentos em suporte de papel e outros, como vídeo, áudios e projetos em grande formato, quando verificada a impossibilidade de digitalizar a totalidade do processo físico, seja pela desarrazoabilidade ou onerosidade do procedimento, e considerando o princípio de sua integralidade;

II - na conversão migratória, todos os documentos que compõem o processo físico serão digitalizados para inserção integral no Sistema;

III - a unidade responsável pelo procedimento de conversão híbrida ou migratória deverá manter sob sua guarda o processo físico original, informar o NUP e incluir o Termo de Abertura de Processo Eletrônico no Sistema; e

IV - a documentação física digitalizada não poderá ser eliminada sob nenhuma hipótese e deverá permanecer na unidade até o cumprimento do prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade de documentos.

§ 3º  Na hipótese do inciso II do § 2º deste artigo, a digitalização do(s) processos(s) será de total responsabilidade da unidade demandante, valendo-se dos recursos e materiais que dispõe, sendo vedada solicitação de aquisição de materiais ou equipamentos adicionais, exceto por decisão motivada do Reitor da UFTM.

§ 4º  Se digitalizados, os documentos do processo destinados a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverão:

I - ser assinados digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e sua integridade e de seus metadados; e

II - seguir os padrões técnicos mínimos, quais sejam, possuir OCR (Optical Character Recognition), formato PDF/A e 300 DPI de resolução.

Art. 6º  O processo eletrônico no SEI deverá ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos:

I - ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

II - possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

III - permitir a vinculação entre processos; e

IV - ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído, quanto à informação neles contida, como público, restrito ou sigiloso, ou alterado sempre que necessário, ampliando ou limitando o acesso.

Art. 7º  Os processos externos recebidos em meio físico deverão ser protocolados com NUP próprio e posteriormente digitalizados para o SEI.

Parágrafo único.  Os processos que já possuírem NUP deverão manter seu número de origem.

Art. 8º  As unidades responsáveis pelos processos administrativos deverão:

I - quando necessário, devolver o processo à unidade de origem para correção do tipo do processo instaurado; e

II - designar servidor responsável pela inclusão e a atualização das Bases de Conhecimento correspondentes no SEI.

Art. 9º  O servidor responsável pela abertura do processo deverá:

I - certificar-se da necessidade do procedimento mediante consulta prévia quanto à existência ou não de processo sobre a mesma matéria;

II - escolher os tipos corretos de processos e documentos, consultando o Setor de Protocolo e Gestão de Documentos – SEPROT em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada;

III - cadastrar as informações requeridas pelo Sistema, no ato da abertura do processo, conforme orientações detalhadas no Manual do SEI, disponível em http://uftm.edu.br/sei;

IV - preencher o campo "Especificação" com resumo do assunto do processo ao iniciá-lo; e

V - verificar a legibilidade de cópia digitalizada inserida como documento externo no processo eletrônico e a sua substituição, caso necessário.

Parágrafo único.  Constatado a qualquer tempo erro no cadastro do processo ou documento, o usuário que está de posse do processo deverá realizar a correção por meio da alteração do cadastro.

Art. 10.  Na existência de erro na movimentação de processo eletrônico, a unidade de destino deverá proceder imediatamente à sua devolução à unidade remetente.

Art. 11.  Os processos administrativos eletrônicos que precisarem ser enviados a órgãos ou entidades que não possuam um sistema compatível, deverão ser exportados para o formato PDF e encaminhados por e-mail.

Parágrafo único. Na hipótese de ser requerida a recepção em suporte físico, os processos poderão ser impressos e autuados na forma da legislação em vigor, sob responsabilidade do Setor de Protocolo e Gestão Documental.

CAPÍTULO III

DOS NÍVEIS DE ACESSO

Art. 12.  Consideram-se os seguintes níveis de restrição de acesso aos processos administrativos e documentos no âmbito do SEI:

I - Público: sem restrição de acesso, visível a todos os usuários, inclusive na pesquisa pública;

II - Restrito: permissão de acesso somente às unidades em que o processo esteja tramitando ou já tramitou, mediante hipótese legal; e

III - Sigiloso: com acesso apenas às pessoas com credencial de acesso ativa e somente para aqueles processos com nível de acesso expressamente definido em legislação.

Art. 13.  Os processos administrativos ou documentos deverão ser tramitados no SEI com níveis de acesso público, restrito e sigiloso, resguardado o tratamento da informação pessoal e pessoal sensível. em consonância com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.

Parágrafo único.  As informações que possuírem graus de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto, que possam comprometer a segurança da sociedade ou do Estado, não poderão tramitar no SEI, em conformidade com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e suas regulamentações.

Art. 14.  Compete às unidades administrativas e acadêmicas, por meio de seus servidores, analisar o conteúdo dos processos administrativos e documentos para definir a necessidade de aplicação de restrição de acesso.

§ 1º  São consideradas informações com restrição de acesso aquelas de caráter pessoal, protegidas por legislação específica ou classificadas em grau de sigilo.

§ 2º  As autoridades competentes pelo processo administrativo poderão redefinir o nível de restrição e acesso aos documentos no decorrer da sua tramitação, ampliando ou limitando sua aplicação, de modo a atender a legislação vigente.

§ 3º  Independentemente da atribuição do nível de acesso ao processo, cada documento deverá ter, individualmente, seu nível de acesso atribuído como público ou restrito segundo o seu conteúdo.

Art. 15.  Os processos e documentos no SEI deverão, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação obrigatória da hipótese legal aplicável no ato da criação.

Parágrafo único.  A atribuição de nível de acesso incompatível com as informações contidas no processo ou no documento, com base na legislação de referência, será de responsabilidade do usuário.

Art. 16.  Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter nível de acesso restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão/edição do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual será obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo.

Parágrafo único.  O disposto no caput não se aplica quando o documento preparatório for publicado em decorrência de sua consulta pública ou de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação específica.

Art. 17.  Os tipos de processos cadastrados no SEI e identificados como públicos serão configurados, originalmente, de forma a permitir a atribuição dos níveis de acesso público ou restrito.

Parágrafo único.  Os tipos de processos cadastrados no SEI e identificados como restritos continuarão configurados com nível de acesso restrito de forma automática pelo Sistema.

CAPÍTULO IV

DA PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 18.  Todo documento de processo administrativo produzido no âmbito da UFTM deverá ser editado, assinado, tramitado e armazenado por meio do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Parágrafo único.  O disposto no caput não se aplica aos documentos produzidos em sistemas próprios ou que, pela sua natureza, necessitem que a produção seja por outro meio, conforme disposto nesta Portaria ou em normativas específicas, ou aos documentos que integrarem processos físicos nas situações previstas no § 1º do art. 5º desta Portaria.

Art. 19.  Os documentos deverão ser elaborados de acordo com os modelos disponibilizados no SEI e consoante a normativa institucional que trata de Atos Administrativos.

Parágrafo único.  Caso haja necessidade de elaboração de documento ou formulário que não disponha de modelo específico no SEI e que não seja possível ou viável a criação do modelo no Sistema, o documento deverá ser elaborado em arquivo específico e incluído no Sistema como documento externo, em formato de documento portátil – PDF.

Art. 20.  Todos os documentos produzidos ou inseridos no SEI se constituirão ou se vincularão a um processo eletrônico, sendo seus registros de responsabilidade exclusiva do usuário que estiver produzindo ou inserindo as informações.

§ 1º  Os documentos externos nato-digitais, originários de outros sistemas governamentais ou de sistemas próprios da UFTM, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º  Os documentos externos resultantes de digitalização de documentos originais em suporte físico serão considerados cópias autenticadas administrativamente.

§ 3º  Os documentos externos resultantes da digitalização de cópias de documentos em suporte físico serão considerados cópias simples.

Art. 21.  Os documentos que não demandarem decisões administrativas, como convites, comunicados, informes ou solicitações de rotina, não deverão ser criados no SEI.

Parágrafo único.  Para o encaminhamento dos documentos previstos no caput deverá ser utilizado exclusivamente o e-mail institucional, sendo vedada, ainda, a tramitação física do documento, exceto quando se tratar de correspondência externa.

Art. 22.  Os documentos que demandarem análise preliminar deverão ser formalizados por meio de minuta, em formato PDF, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente editado no SEI.

Parágrafo único.  Os documentos assinados possuem valor legal e, independentemente de possuírem a denominação de minuta no título do documento, representam a versão oficial da espécie documental ora editada e, portanto, deverão ser criados no Sistema somente em sua versão final.

Art. 23.  Deverá ser evitada a duplicação de documentos já existentes no processo ou disponíveis em outro meio a fim de não sobrecarregar o banco de dados do Sistema, utilizando-se, para esta finalidade, as ferramentas de link disponíveis.

Art. 24.  Os documentos que exijam a assinatura de mais de um usuário deverão ser tramitados somente após a assinatura de todos os responsáveis.

Parágrafo único.  Na hipótese prevista no caput deste artigo, a assinatura da autoridade hierarquicamente superior deverá ser priorizada.

Art. 25.  Em caso de indisponibilidade técnica momentânea de produção de documentos no SEI, e especificamente para questões urgentes que não possam aguardar o restabelecimento do Sistema, eles poderão ser produzidos em suporte físico e assinados pela autoridade competente.

§ 1º  A produção de documentos em suporte físico ficará restrita à situação mencionada no caput deste artigo.

§ 2º  Os documentos em suporte físico deverão ser, preferencialmente, digitalizados e encaminhados ao destinatário pelo e-mail institucional e, quando do retorno da disponibilidade do SEI, deverão ser imediatamente inseridos no Sistema, devendo o documento original permanecer sob a guarda da unidade remetente.

Art. 26.  Na ocorrência de falha técnica que impossibilite o trâmite eletrônico, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente os documentos-base correspondentes sejam digitalizados, conforme prescrições legais.

§ 1º  O processo e respectivos documentos deverão ser inseridos no Sistema tão logo este retome sua disponibilidade.

§ 2º  A unidade em posse do processo no momento da retomada da disponibilidade do Sistema ficará responsável por sua digitalização e inserção no SEI.

§ 3º  No momento da inserção dos documentos digitalizados, a unidade deverá atualizar a movimentação do processo manualmente no SEI por meio da ferramenta Atualizar Andamento.

§ 4º  A unidade, ou os responsáveis pela produção dos documentos, deverá arquivá-los de acordo com a temporalidade do processo.

Art. 27.  A inclusão de documentos no processo é ato formal e deverá limitar-se exclusivamente aos documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados.

Art. 28.  Após a tramitação do processo, a inclusão ou a alteração de documentos somente deverá ocorrer com a autorização do destinatário ou se este for devolvido e mediante despacho retificador.

Art. 29.  Cabe à Pró-Reitoria de Planejamento, por meio da Divisão de Regulamentação e Normatização – DRN, a definição dos padrões e modelos dos documentos em meio eletrônico, conforme normativa institucional que trata de Atos Administrativos, bem como instrumentos legais e normativos superiores.

§ 1º  A criação de Tipo de documento, quando interno, deverá estar obrigatoriamente vinculada ao modelo definido pela DRN.

§ 2º  O documento a ser utilizado deverá ser definido a partir do modelo encaminhado pelo solicitante, quando pertinente, e adequado ao estabelecido em instrumentos legais e normativos vigentes.

§ 3º  Os documentos disponíveis no SEI que não estiverem de acordo com o padrão institucional, conforme previsto no caput, poderão ser ajustados, pela DRN, sem aviso prévio à unidade responsável pela sua edição/utilização.

Art. 30.  A Reitoria, as Pró-Reitorias, os Campi fora da Sede, os Institutos e o CEFORES deverão indicar, ao menos, dois servidores que serão responsáveis pela criação e inserção de formulários específicos às atividades da unidade.

§ 1º  É essencial que os servidores indicados possuam conhecimento técnico ou treinamento prévio relacionado às operações com criação e edição de documentos e formulários, pois, a princípio, não será fornecido treinamento para essa finalidade.

§ 2º  Os formulários deverão ser apreciados e aprovados pela DRN antes de sua inserção no Sistema, de acordo com os padrões estabelecidos.

§ 3º  Não será permitida a criação de formulários cujo conteúdo seja específico de documento ou ato administrativo.

§ 4º  A criação do Tipo de Documento ao qual o modelo do formulário estará vinculado será de responsabilidade exclusiva da DRN.

Art. 31.  É vedada a criação de tipos ou modelos de documentos similares, com a mesma característica, finalidade ou aplicação, devendo ter seu conteúdo adequado no momento da edição.

Parágrafo único.  Os tipos de documentos que se enquadrarem na disposição prevista no caput deste artigo deverão ser ajustados tão logo a duplicidade seja identificada pela Divisão de Regulamentação e Normatização.

Art. 32.  Para criação e disponibilização de tipos de documentos externos, a fim de que estes possam ser incluídos em processos, o interessado deverá enviar solicitação à DRN, por e-mail, com a devida justificativa.

Parágrafo único.  Em qualquer caso, a DRN deverá ser consultada para verificar eventuais correspondências em documentos já existentes no Sistema.

Art. 33.  Os ajustes relacionados aos Tipos e Modelos de Documentos, incluindo informações legais que os compõem, assinatura e autenticidade e sequencial numérico, serão de responsabilidade da PROPLAN, por meio da DRN.

CAPÍTULO V

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 34.  Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, autoria e autenticidade asseguradas, nos termos da legislação vigente, pela utilização de assinatura eletrônica, pelos usuários cadastrados, nas seguintes modalidades:

I - avançada: por meio de nome de usuário e senha, é admitida para o exercício de atribuições, como agente público, e nas demais hipóteses previstas nos incisos I e II do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2000, conforme nível de acesso; ou

II - qualificada: admitida nas hipóteses previstas no inciso I deste artigo e obrigatória para as demais hipóteses previstas no inciso III do art. 4º do  Decreto nº 10.543, de 2000, com a utilização do certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

§ 1º  A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular o sigilo das senhas, bem como informar ao DTI possíveis usos ou tentativas de uso indevido.

§ 2º  No caso da assinatura eletrônica qualificada, a responsabilidade também se aplica à guarda da chave de assinatura e de acesso ao sistema.

§ 3º  O servidor com necessidade de utilização da certificação digital deverá solicitar à Pró-Reitoria de Recursos Humanos, observando-se o disposto em normatização interna específica.

§ 4º  A autenticidade de documentos gerados no SEI poderá ser verificada em endereço eletrônico na internet, indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento conforme preceitos legais vigentes.

Art. 35.  A assinatura eletrônica de documentos implica a aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e a responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.

§ 1º  A utilização da assinatura eletrônica implica não repúdio, ou seja, o detentor não pode negar a autoria da operação nem alegar que tenha sido praticada por terceiro.

§ 2º  Fica vedada a assinatura de documentos por servidores não ocupantes de cargo de chefia ou com designação de responsabilidade formal, exceto nas situações previstas em normatização específica, ou quando se tratar de solicitação de cunho estritamente pessoal.

CAPÍTULO VI

DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 36.  Os documentos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI terão a mesma força probante do documento físico apresentado, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

§ 1º  Os documentos digitalizados deverão estar no formato PDF, limitado ao tamanho de 35MB.

§ 2º  Os documentos que forem digitalizados deverão conter a numeração do processo a que esteja relacionado no SEI e ser arquivados na unidade de origem, que deverá conservar os documentos físicos originais.

§ 3º  A UFTM poderá exigir, enquanto perdurar o seu direito de rever atos processuais, a exibição do original do documento digitalizado ou enviado eletronicamente.

Art. 37.  O recebimento de correspondências será de responsabilidade do Setor de Protocolo e Gestão Documental que as destinará às unidades para ciência, providências, digitalização, captura para o SEI e arquivamento.

Art. 38.  No caso de documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

I - identificar a sua situação e justificar a inviabilidade de sua inserção no SEI;

II - incluir o resumo de seu conteúdo no Sistema;

III - armazená-lo na unidade responsável por ele, observada a tabela de temporalidade; e

IV - mencionar no Sistema a sua localização.

Art. 39. Não serão digitalizados nem capturados para o SEI:

I - jornais, revistas, livros, folhetos, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento de arquivo;

II - correspondências particulares; ou

III - capturas de tela, quando não essenciais ao andamento processual e ao processo decisório.

Parágrafo único.  O disposto neste artigo não se aplica a documentos, correspondências e qualquer tipo de impresso, áudio e vídeo que seja submetido ou relacionado ao propósito de instrução de processo administrativo.

Art. 40.  Após a captura dos documentos ou processos no SEI, todos os novos atos processuais deverão ser realizados exclusivamente no processo eletrônico.

CAPÍTULO VII

DA EXCLUSÃO E DO CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS

Art. 41.  Somente será permitida a exclusão de documentos no Sistema, pela unidade geradora, nos seguintes casos:

I - documento interno ainda não assinado;

II - documento interno assinado e ainda não visualizado por outra unidade; ou

III - documento externo ainda não visualizado por outra unidade.

§ 1º  Os documentos excluídos não anulam o registro do número sequencial referente ao tipo de documento.

§ 2º  A exclusão de documentos no SEI é uma excepcionalidade e deverá ser utilizada somente quando o documento apresentar erro sem possibilidade de correção ou retificação ou ainda quando o documento externo inserido não possuir relação com o objeto do processo por inclusão equivocada do usuário.

§ 3º  Todas as exclusões serão registradas no histórico do processo com os dados do usuário responsável pela ação.

§ 4º  Não será possível excluir documentos publicados no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI.

Art. 42.  Não havendo possibilidade de exclusão do documento, de acordo com os critérios elencados no art. 41 desta Portaria, deverá ser gerado, no SEI, documento específico retificando o documento anterior ou justificando sua inserção equivocada.

Art. 43.  No SEI, o cancelamento de documentos inseridos nos processos somente será permitido para a retirada de documentos que, de maneira inequívoca, não façam parte do objeto tratado nos autos e possam comprometer o andamento processual.

§ 1º  Os documentos somente poderão ser cancelados pelo Setor de Protocolo e Gestão Documental – SEPROT após solicitação formal da unidade interessada.

§ 2º  A unidade interessada deverá inserir no processo Despacho no qual detalhará o número SEI dos documentos a serem cancelados e a justificativa da ação.

§ 3º  O Despacho a que se refere o § 2º deste artigo deverá ser assinado pela autoridade de maior hierarquia da unidade propositora do documento.

§ 4º  Após a realização do disposto nos §§ 2º e 3º deste artigo, o processo deverá ser enviado ao SEPROT, devendo ser mantido também aberto na unidade interessada para que a operação de cancelamento seja concretizada.

§ 5º  O cancelamento de documentos somente deverá ser efetivado caso atenda ao disposto no caput deste artigo, do contrário, o SEPROT deverá devolver o processo à unidade interessada justificando os motivos da negativa.

§ 6º  A decisão sobre o cancelamento ou não do documento é exclusiva do SEPROT, considerando suas competências institucionais e o disposto na legislação específica sobre processo administrativo.

Art. 44.  As dúvidas referentes aos procedimentos de exclusão de documentos e processos e ao cancelamento de documentos deverão ser dirimidas pelo Setor de Protocolo e Gestão Documental.

CAPÍTULO VIII

DO CADASTRO E DO CREDENCIAMENTO

Art. 45.  Os usuários internos poderão iniciar e tramitar processos, bem como assinar documentos no SEI de acordo com o perfil de acesso, suas competências funcionais e o previsto em normativas específicas.

§ 1º  Para o cadastramento dos usuários internos do SEI deverá ser utilizado o e-mail institucional do usuário, conforme padrão definido em normativa Institucional específica.

§ 2º  Será permitido o cadastramento de terceirizados que ocupem a função de recepcionista e almoxarife, cujo padrão de login será definido pelo DTI, entretanto, sem a permissão da assinatura de documentos no Sistema.

§ 3º  Será permitido o cadastramento de estagiários e bolsistas, cujo padrão de login será definido pelo DTI.

§ 4º  O cadastro de terceirizados, estagiários e bolsistas deverá ser realizado mediante solicitação do gestor da unidade, que deverá ser o responsável por acompanhar as ações realizadas pelos cadastrados no SEI.

§ 6º  O cadastro de terceirizados será de responsabilidade da Prefeitura Universitária – PREUNI, e o de estagiários (tendo a UFTM como instituição concedente), da Pró-Reitoria de Recursos Humanos – PRORH, por meio das respectivas unidades vinculadas competentes.

§ 7º  O cadastro de coordenadores, professores e tutores do Programa Universidade Aberta do Brasil – UAB, na qualidade de bolsistas, será de responsabilidade do Centro de Educação a Distância – CEAD e dos demais bolsistas, do Setor de Protocolo e Gestão Documental.

§ 8º  Os servidores da UFTM cedidos, requisitados ou em colaboração técnica em outro órgão não terão acesso ao SEI.

§ 9º  Quando a cessão mencionada no § 8º deste artigo for de servidor docente do quadro efetivo da UFTM nomeado/designado para cargo em comissão ou função gratificada da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – EBSERH, com exercício no Hospital de Clínicas da UFTM, que continuar exercendo atividades de docência na Universidade, ficará permitido seu acesso ao SEI da UFTM, no seu departamento didático-científico de origem, cuja liberação será de responsabilidade da PRORH.

Art. 46.  O credenciamento de usuário externo dar-se-á mediante preenchimento de formulário eletrônico disponível no endereço http://uftm.edu.br/sei, por parte do próprio usuário externo, e posterior aprovação e liberação no SEI pela unidade responsável pelo processo.

§ 1º  O credenciamento será concedido somente para pessoas físicas que estejam com demandas em processos administrativos na UFTM e após o cumprimento dos requisitos necessários ao credenciamento, estabelecidos no art. 47 desta Portaria.

§ 2º  O acesso de pessoas jurídicas deverá ser realizado por meio do credenciamento de seus representantes legais, ou seus procuradores, devidamente constituídos.

§ 3º  A Reitoria, as Pró-Reitorias, os Institutos, os Campi fora da Sede e o CEFORES deverão indicar, ao menos, dois servidores responsáveis pela análise da documentação e liberação do acesso ao usuário externo para processos e documentos sob sua tutela.

Art. 47.  Após o preenchimento do formulário eletrônico de credenciamento, o usuário externo deverá encaminhar por meio de protocolo digital ou e-mail institucional da unidade responsável pelo processo na UFTM, demandante do seu cadastro, os seguintes documentos:

I - Cadastro de Pessoa Física – CPF; e

II - Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, na forma do Anexo a esta Portaria.

§ 1º  O Termo de Declaração de Concordância e Veracidade poderá ser assinado eletronicamente pelo usuário, se assim preferir, por meio de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou por meio de assinatura eletrônica do Portal Gov.br.

§ 2º  Após o recebimento da documentação, a unidade demandante solicitará a liberação do usuário externo, mediante envio de e-mail, com a documentação  do usuário em anexo, para a unidade de perfil do Gestor de Usuário Externo, vinculada à sua grande área e, após a análise, o gestor responderá ao e-mail com deferimento da liberação ou solicitará informações complementares, se necessário.

§ 3º  Havendo a necessidade, a unidade responsável pela demanda de acesso deverá solicitar a suspensão do acesso do usuário por meio do mesmo processo em que constam a documentação e as informações de liberação.

§ 4º  Na hipótese de dúvida quanto à autenticidade de assinatura física, a UFTM poderá, a qualquer tempo, exigir firma reconhecida no Termo de Declaração de Concordância e Veracidade.

§ 5º  Será dispensável o envio da documentação pessoal na hipótese de utilização da assinatura eletrônica do Portal Gov.br no Termo de Declaração de Concordância e Veracidade.

Art. 48.  Os editais da UFTM de aquisições/contratações de bens, serviços e obras, deverão conter a exigência e instruções de credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do SEI.

§ 1º  O disposto no caput deste artigo também se aplica quando houver necessidade de assinatura de ata de registro de preços, contratos, bem como outros documentos originários de processos licitatórios que exijam a assinatura no SEI.

§ 2º  Para as contratações diretas, em que o processo licitatório é dispensável ou dispensado, os dados do fornecedor para efeito de cadastramento como usuário externo do SEI deverão ser solicitados durante o processo de aquisição/contratação pelo Departamento de Suprimentos e Patrimônio da UFTM.

Art. 49.  O credenciamento implica a aceitação pelo usuário externo das condições regulamentares que disciplinam o SEI e no disposto nesta Portaria.

Parágrafo único.  O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e tem como consequência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidade civil, criminal e administrativa.

CAPÍTULO IX

DO ACESSO E DAS PERMISSÕES

Art. 50.  Os usuários internos ou externos deverão utilizar seus dados cadastrais para acessar o SEI no endereço eletrônico http://sei.uftm.edu.br.

Art. 51.  O acesso do usuário interno dar-se-á de acordo com suas atribuições e na unidade/instância em que esteja lotado/vinculado.

§ 1º  Ao usuário interno (servidores técnico-administrativos e docentes) será concedido perfil básico na sua unidade organizacional de lotação oficial ou ambiente funcional informado no Termo de Exercício ou na Portaria de pessoal, obedecendo os regramentos do § 4º, art. 52 desta Portaria.

§ 2º  Aos servidores que prestam serviços ou exerçam parte de suas atribuições em unidade/ambiente distinto ao de sua lotação oficial será permitido acesso com o perfil sem assinatura, mantendo seu perfil básico na unidade de lotação oficial.

§ 3º  Será permitido o acesso do usuário interno à unidade organizacional ou ambiente funcional distintos daqueles de lotação no SEI mediante solicitação formal da chefia mediata ou imediata, conforme o caso, limitado às unidades e aos usuários de sua hierarquia, e consoante justificativa técnica ou operacional, observados os regramentos institucionais referentes à vinculação e lotação de servidores e demais agentes.

§ 4º  Os servidores da Divisão de Regulamentação e Normatização, em razão de suas atribuições, poderão, eventualmente e desde que autorizados pelo responsável da unidade, ter acesso às unidades/instâncias que editam atos normativos para execução de procedimentos específicos relacionados a esses, mediante solicitação do respectivo Diretor.

§ 5º  O atendimento das solicitações dispostas nos §§ 2º ao 4º deste artigo e demais situações atípicas ou transitórias será de responsabilidade do SEPROT.

Art. 52.  Serão concedidos perfis de acesso específicos, quando necessário, sob responsabilidade:

I - da Pró-Reitoria de Administração: Gestor de usuários externos;

II - da Prefeitura Universitária: Colaborador sem assinatura para terceirizados na função de recepcionista e almoxarife;

III - da Pró-Reitoria de Planejamento: Gestor de Unidades, Gestor de Bases de Conhecimento, Editor de Formulários, Editor de Formulários e Documentos e Publicador Eletrônico, da seguinte forma:

a) Gestor de Unidades, Gestor de Bases de Conhecimento: Divisão de Organização e Governança – DIOG ou unidade equivalente; e

b) Editor de Formulários, Editor de Formulários e Documentos e Publicador Eletrônico: Divisão de Regulamentação e Normatização – DRN;

IV - da Pró-Reitoria de Recursos Humanos: Perfil básico aos servidores ativos da UFTM, Colaborador sem assinatura para estagiários e Gestor de Feriados, da seguinte forma:

a) servidores ativos: Divisão de Cadastro – DCAD (concessão automática quando do ingresso);

b) estagiários: Divisão de Seleção e Movimentação de Pessoal – DSMP, mediante solicitação do supervisor de estágio, em que a UFTM atue como concedente; e

c) gestor de feriados: Seção de Legislação de Pessoal – SLP;

V - do Gabinete da Reitoria: Perfil básico aos membros de conselhos, comissões e comitês, em consonância com o disposto no art. 54 desta Portaria, e para as Ouvidorias e demais instâncias para as quais emite Portaria de pessoal e que possuem unidade no Sistema;

VI - do Centro de Educação a Distância: Perfil básico aos coordenadores, professores e tutores da UAB, na condição de bolsistas;

VII - do Setor de Protocolo e Gestão Documental: Gestor de Tipos de Processos, Perfis de Anexação de Processos e Cancelamento de Documentos e Colaborador sem assinatura (demais bolsistas); e

VIII - das Pró-Reitorias de Assuntos Comunitários e Estudantis, de Ensino, de Extensão Universitária e de Pesquisa e Pós Graduação: Perfil básico aos membros de instâncias colegiadas permanentes a elas vinculadas.

§ 1º  As Pró-Reitorias mencionadas nos incisos I, III, IV e VIII, deverão indicar, ao CTSEI, o(s) servidor(es) que será(ão) o(s) Coordenador(es) de Perfil.

§ 2º  Ao servidor ativo em exercício na UFTM deverá ser atribuído o perfil Básico, relativo às permissões necessárias para a concepção e movimentação de processos, bem como à criação e à assinatura de documentos e à outras funcionalidades relacionadas.

§ 3º  Cabe à Pró-Reitoria de Recursos Humanos – PRORH a atribuição e a revogação do perfil básico aos servidores ativos, em exercício na UFTM, a fim de estabelecer uma correta equivalência entre a lotação, a situação funcional do servidor, suas atribuições e seu respectivo perfil no SEI.

§ 4º  Nas unidades acadêmicas vinculadas aos Institutos deverá ser concedido perfil de acesso básico aos docentes e aos servidores técnico-administrativos eventualmente vinculados, o acesso se dará somente com o perfil colaborador sem assinatura.

Art. 53.  A disponibilização de acesso a usuários externos deverá ser concedida após comprovada a pertinência e o interesse do usuário externo com o processo ou documento avulso que será disponibilizado.

Parágrafo único.  Para assinar documentos em processo eletrônico, o usuário externo deverá estar devidamente credenciado no SEI.

Art. 54.  Nas instâncias colegiadas (conselhos, comissões e comitês) somente terão permissão de acesso à unidade no SEI os respectivos presidentes e vice-presidentes, ou congêneres, e os secretários, caso haja.

§ 1º  O acesso aos usuários será concedido pelo Gabinete da Reitoria ou pelas unidades mencionadas no inciso VIII do art. 52 desta Portaria. 

§ 2º  Havendo necessidade da assinatura ou manifestação de qualquer outro membro, o documento, ou o processo, deverá ser disponibilizado à sua unidade de origem, em Bloco de Assinatura.

Art. 55.  Os perfis de acessos especiais, que compreendem aqueles que autorizam a leitura ou a alteração de configurações, parâmetros ou registros internos do sistema, como logs e dados de auditoria, serão definidos e atribuídos pelo CTSEI.

§ 1º  Caberá ao Departamento de Tecnologia da Informação – DTI, de acordo com definição do CTSEI, a atribuição e revogação do perfil de Administrador de Sistema.

§ 2º  A solicitação de atribuição ou revogação de perfil de acesso especial deverá ser realizada pelos gestores das áreas relacionadas ao acesso a ser liberado, devendo ser observado o disposto no art. 51 desta Portaria.

§ 3º  O CTSEI poderá delegar a atribuição e revogação de perfil de acesso especial às áreas relacionadas quando julgado pertinente e para atendimento ao disposto no § 1º do art. 52 desta Portaria, utilizando para isso a função Coordenador de Perfil.

§ 4º  A chefia deverá solicitar a revogação do perfil de acesso especial em caso de movimentação, alteração de atribuições ou suspensão das atividades do servidor.

CAPÍTULO X

DA ANEXAÇÃO, DO RELACIONAMENTO E DO SOBRESTAMENTO DE PROCESSOS

Art. 56.  A anexação de processos administrativos, operação que permite juntar processos de maneira definitiva, deverá ser adotada mediante despacho da chefia da unidade que solicitar o procedimento ao Setor de Protocolo e Gestão Documental, exclusivamente quando os processos forem do mesmo assunto, se referirem ao mesmo interessado e seguirem a mesma tramitação.

Parágrafo único.  O processo principal sempre será o mais antigo, exceto quando se tratar de processos de regulamentação, em que prevalecerá como principal aquele com o ato normativo vigente, com mesmo objeto ou matéria congênere.

Art. 57.  O relacionamento de processos será efetivado, pelo usuário, quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único.  O relacionamento de processos não se confunde com a anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma independente.

Art. 58.  Os processos poderão ser sobrestados pela chefia da unidade e mediante justificativa legal, normativa ou técnica que ampare o procedimento, constante do próprio processo.

§ 1º  Na hipótese prevista no caput, a unidade interessada deverá ser previamente comunicada mediante envio de correspondência eletrônica, pelo SEI.

§ 2º  O sobrestamento será sempre temporário e deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

CAPÍTULO XI

DO ENCERRAMENTO E DO ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

Art. 59.  Para conclusão do processo, quando não houver mais nenhuma ação a ser tomada e todos os atos tiverem sido finalizados, deverá ser incluído Termo de Encerramento devidamente preenchido e assinado pelo responsável pelos atos fins do processo, antes de sua efetiva conclusão no Sistema.

§ 1º  O processo deverá ser concluído na unidade cuja tramitação se encerrar, obedecido o disposto no caput deste artigo.

§ 2º  Para inclusão do Termo e efetivo encerramento, o processo não deverá estar aberto em nenhuma outra unidade.

§ 3º  Apenas a unidade responsável pelos atos fins do processo deverá incluir o Termo de Encerramento, sendo vedada a inclusão do Termo por outras unidades que, eventualmente, estejam acompanhando o processo, independentemente de efetuarem sua conclusão na unidade.

§ 4º  Quando houver necessidade devidamente justificada, o processo poderá ser reaberto mediante inclusão obrigatória do Termo de Reabertura, preenchido e assinado pelo servidor que proceder à reabertura.

§ 5º  Para alterações normativas ou revisão dos atos decisórios, deverá ser utilizado o mesmo processo, mediante reabertura e inclusão do respectivo Termo.

Art. 60.  Os tipos de processos no SEI possuem código de classificação arquivística automaticamente vinculado, definidos segundo a legislação pertinente, não devendo ser alterado pelos usuários.

Art. 61.  Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e em procedimentos estabelecidos em norma específica.

§ 1º  Os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

§ 2º  Os documentos, qualquer que seja o assunto e a matéria tratada, herdarão o prazo de guarda do processo em que estejam inseridos.

§ 3º  Os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

CAPÍTULO XII

DA CRIAÇÃO, DA ALTERAÇÃO E DA DESATIVAÇÃO DE UNIDADES NO SEI

Art. 62.  A criação de unidade no SEI, tanto para unidades organizacionais quanto para ambientes funcionais, caracteriza-se pela realização dos procedimentos de criação de unidade e montagem de hierarquia, no Sistema de Permissões – SIP, criação de assinatura de cargo/função da unidade e inserção de dados cadastrais da unidade, no SEI.

§ 1º  A criação de unidades no SEI será de competência exclusiva da Divisão de Organização e Governança – DIOG, da PROPLAN, e será sucedida pela concessão de permissão de acesso aos usuários lotados ou que atuam na unidade, observando-se o disposto nos Capítulos VIII e IX desta Portaria.

§ 2º  Para ajustes no SEI relacionados a alterações na estrutura organizacional, a unidade proponente, por meio do Reitor ou do respectivo Pró-Reitor, quando unidades administrativas, ou Diretor, quando unidades acadêmicas, deverá enviar à DIOG solicitação que contenha:

I - justificativa do pedido;

II - competências da unidade proposta;

III - vinculação/subordinação hierárquica;

IV - número de servidores;

V - indicação dos servidores titulares e substitutos para o cargo de gestão; e

VI - endereço de funcionamento.

§ 3º  Para ajustes no SEI relacionados às alterações em ambientes funcionais, a instância proponente deverá encaminhar à DIOG processo contendo formulário estabelecido em normativa específica.

§ 4º  As solicitações de alterações em unidades organizacionais e ambientes funcionais no SEI aguardarão os trâmites preliminares, que envolvem a atualização das Normas de Organização e a aprovação da nova proposta de estrutura organizacional no Sistema de Informações Organizacionais do Governo – SIORG, para unidades organizacionais, além da emissão de Portaria de pessoal com nomeação/designação dos responsáveis e da criação de e-mail institucional, conforme o caso.

Art. 63.  As alterações de nomenclaturas e siglas, tanto em unidades organizacionais quanto em ambientes funcionais, desde que mantidas as principais competências e subordinações hierárquicas, serão procedidas pelas alterações no SIP e no SEI, sem necessidade de desativação e criação de nova unidade nos sistemas.

Art. 64.  Na hipótese de alteração com mudança substancial de competências, a critério da DIOG, deverá ser criada nova unidade SEI, podendo ser efetuada a migração dos dados.

§ 1º  O disposto no caput deste artigo tornará indisponível a opção de envio de processos e desativará as assinaturas, de imediato, e no prazo de trinta dias, contados a partir da comunicação formal ao gestor da unidade, a antiga unidade deverá ser desativada no Sistema.

§ 2º  As novas unidades somente terão seus dados migrados pela DIOG desde que expressamente solicitado pelo gestor.

§ 3º  A DIOG  deverá retirar as permissões de acesso dos usuários cadastrados na unidade a ser desativada, no prazo estipulado no § 1º deste artigo.

§ 4º  Para atendimento ao disposto no § 3º, os servidores da DIOG  deverão ter acesso ao SIP, sob perfil específico que os possibilite executar os procedimentos necessários para desativação das permissões.

CAPÍTULO XIII

DO BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO E DA PESQUISA PÚBLICA

Art. 65.  A publicação dos documentos emitidos no SEI será realizada por meio do Boletim de Serviço Eletrônico – BSE, que é o meio oficial de publicação dos atos administrativos da UFTM, em âmbito interno.

§ 1º  Os procedimentos e as permissões para publicação dos documentos serão definidos pela PROPLAN, por meio da DRN, ressalvadas as hipóteses legais.

§ 2º  Caberá à DRN orientar e definir quais atos administrativos e documentos são passíveis de publicação no BSE, consoante o previsto na legislação de referência, quando pertinente, ou mediante justificativa técnica acompanhada de solicitação formal da unidade competente.

Art. 66.  O acesso a processos públicos será disponibilizado exclusivamente no sítio eletrônico da UFTM, não se fazendo necessário, para tal finalidade, qualquer credenciamento ou formulação de pedido.

Art. 67.  Todos os processos e documentos produzidos ou recebidos, com a atribuição de nível de acesso público, estarão disponíveis para acesso irrestrito.

Parágrafo único.  Qualquer interessado poderá consultar, por tempo indeterminado, processos e documentos de caráter público que não possuam nenhum tipo de restrição legal de acesso.

CAPÍTULO XIV

DO COMITÊ TÉCNICO DE ASSESSORAMENTO À GESTÃO DO SEI

Art. 68.  O Comitê Técnico de Assessoramento à Gestão do Sistema Eletrônico de Informações – CTSEI, vinculado à Reitoria, é uma instância de natureza consultiva, propositiva e permanente, com a finalidade de apoiar a gestão e o acompanhamento do SEI.

Art. 69.  O Comitê será composto por um Arquivista do Setor de Protocolo e Gestão Documental, como Presidente, e um representante:

I - da Reitoria;

II - de cada Pró-Reitoria;

III - do Departamento de Tecnologia da Informação;

IV - do Setor de Protocolo e Gestão Documental; e

V - de cada Campus fora da Sede.

§ 1º  Todos os membros serão indicados pelas respectivas chefias e terão suplentes indicados e designados da mesma forma que os respectivos titulares.

§ 2º  Nas ausências e impedimentos do Arquivista, a presidência será exercida pelo representante do Setor de Protocolo e Gestão Documental.

§ 3º  Todos os membros terão mandato de dois anos, permitida recondução, exceto o Arquivista, que terá mandato permanente, em razão de suas atividades.

Art. 70.  As reuniões ordinárias do CTSEI serão convocadas pelo seu Presidente com antecedência mínima de cinco dias.

§ 1º  Poderão ser convocadas reuniões extraordinárias, conforme necessidade, mediante requerimento do Presidente e antecedência mínima de vinte e quatro horas.

§ 2º  O quórum para início das reuniões será de maioria absoluta dos membros e, em caso de votação, as decisões serão tomadas por maioria simples.

§ 3º  As reuniões do CTSEI serão registradas em Ata, pelo SEI, com assinatura de todos os participantes.

§ 4º  O Presidente terá direito apenas ao voto de qualidade e, na presença dos titulares, os suplentes não terão direito ao voto.

§ 5º  Conforme o assunto a ser deliberado, o CTSEI poderá convidar pessoas externas ao Comitê para colaborações técnicas ou esclarecimentos adicionais.

Art. 71.  As atividades de secretaria, tanto nas reuniões quanto nas questões administrativas do Comitê, serão exercidas pelo Setor de Protocolo e Gestão Documental.

Art. 72.  Para cumprimento das competências previstas no art. 81 desta Portaria e eventuais delegações do Reitor, poderão ser constituídos de grupos de trabalho a fim de viabilizar as ações do CTSEI, além de promover a integração, estabelecer uniformidade nos procedimentos e processos, realizar estudos de viabilidade e contribuir na implementação das recomendações e orientações deliberadas pelo Comitê.

Parágrafo único.  A participação no Comitê e, eventualmente, nos grupos de trabalho, não será remunerada, sendo considerada serviço público relevante.

CAPÍTULO XV

DOS DEVERES E DAS COMPETÊNCIAS

Art. 73.  São deveres dos usuários do SEI:

I - utilizar adequadamente o sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;

II - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

III - manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no Sistema;

IV - evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental;

V - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI;

VI - disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI;

VII - cumprir as normativas que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI no âmbito da UFTM;

VIII - comunicar aos Administradores do Sistema qualquer mudança percebida em relação a privilégios de acesso ao sistema;

IX - manter-se atualizado sobre as alterações, modificações e evoluções agregadas ao SEI, de modo a realizar procedimentos em consonância com as normativas vigentes;

X - observar a publicidade das informações como preceito geral e a restrição de acesso como exceção;

XI - consultar periodicamente o endereço eletrônico cadastrado e o SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações relativas aos atos processuais;

XII - acompanhar a divulgação dos períodos em que o SEI não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço;

XIII - quando no exercício de suas atividades, acessar diariamente o SEI em todas as unidades a que estiver vinculado, para verificar se há processos sob sua responsabilidade ou de seu interesse;

XIV - respeitar o fluxo processual estabelecido na base de conhecimento ou em normativas específicas, justificando eventuais trâmites diversos do mapeado por meio de despacho;

XV - cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;

XVI - assinar documentos no processo administrativo eletrônico apenas se tiver competência legal ou normativa, de acordo com as atribuições do seu cargo ou função e com sua unidade de lotação;

XVII - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador ou outro dispositivo eletrônico utilizado, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; e

XVIII - responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações para as quais esteja habilitado.

§ 1º  O usuário do SEI será considerado ciente do conteúdo do processo, inclusive para efeitos de contagem de prazos, quando efetuar o acesso, com registro de recebimento no andamento processual, ou quando receber atribuição do processo pela chefia.

§ 2º  O usuário que tiver ciência de processo sob sua responsabilidade ou de seu interesse deverá efetuar as providências necessárias para sua fluência, ficando responsabilizado por quaisquer prejuízos que resultar da não observância dos prazos processuais ou relacionados ao objeto.

Art. 74.  Compete às unidades organizacionais e aos ambientes funcionais da UFTM, quando detentores de unidade no Sistema:

I - cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de documentos eletrônicos;

II - produzir documentos integrantes de processos administrativos em sua unidade no SEI;

III - tramitar e receber os documentos e processos por meio do SEI;

IV - solicitar às unidades competentes, conforme art. 52 desta Portaria, perfil de acesso compatível com as atribuições dos usuários sob sua responsabilidade;

V - indicar servidor para atuar como multiplicador do SEI na sua respectiva unidade, quando solicitado pelo CTSEI;

VI - preencher e atualizar as bases de conhecimento dos processos sob sua competência;

VII - verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada;

VIII - revisar o nível de acesso restrito de documento preparatório, após a decisão subsequente;

IX - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando o seu acesso;

X - comunicar de imediato, para desabilitação dos perfis de acesso concedidos na forma do art. 52, as alterações de usuários do SEI, referentes à exoneração, aposentadoria, dispensa, remoção, e dispensa de estagiário, bolsista ou terceirizado;

XI - informar ao Gabinete da Reitoria ou à unidade competente, o vencimento de mandato dos membros com acesso em instâncias colegiadas;

XII - comunicar à PROPLAN as alterações de dados cadastrais da unidade, como endereço e telefone, que constarão do cabeçalho dos documentos;

XIII - propor ao Setor de Protocolo e Gestão Documental a criação de novos tipos de processos;

XIV - propor à PROPLAN a criação de novos Tipos e Modelos de Documentos e Formulários;

XV - organizar e preservar os documentos físicos que foram digitalizados, em fase corrente, mantidos nas unidades, para fins de conferência com o original, caso necessário; e

XVI - inserir no SEI documentos recebidos diretamente nas unidades que compõem processos administrativos.

Art. 75.  Compete à Pró-Reitoria de Administração – PROAD, por meio das unidades competentes, cadastrar, habilitar e desabilitar os perfis de usuários sob sua responsabilidade, conforme art. 52 desta Portaria, e acompanhar o perfil dos usuários externos a fim de desabilitar aqueles que não são ativos no Sistema.

Art. 76.  Compete à Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN, por meio das unidades competentes, conforme previsto nesta Portaria:

I - habilitar e desabilitar os perfis de usuários sob sua responsabilidade, conforme art. 52 desta Portaria;

II - gerenciar a criação e desativação da estrutura - cadastro e hierarquia - das unidades organizacionais e dos ambientes funcionais no Sistema;

III - gerenciar a criação e desativação de assinaturas;

IV - manter, em conjunto com o CTSEI e o SEPROT, os manuais relativos ao SEI atualizados e disponíveis aos usuários internos e externos;

V - atuar de forma integrada com o CTSEI e o DTI no planejamento para instalação dos módulos do SEI;

VI - analisar, padronizar, criar e alterar os Tipos e Modelos de Documentos;

VII - analisar, padronizar e orientar a inserção de Formulários no Sistema; e

VIII - ajustar e manter atualizados, conforme legislação e normativas aplicáveis, as informações legais e o padrão formal dos Tipos e Modelos de Documentos, como assinatura, autenticidade, sequencial numérico, estilos, entre outros, que sejam requisitos de validade da espécie documental.

Art. 77.  Compete à Pró-Reitoria de Recursos Humanos – PRORH, por meio das unidades competentes:

I - habilitar e desabilitar os perfis de usuários sob sua responsabilidade, conforme art. 52 desta Portaria;

II - promover a capacitação dos usuários quanto à utilização do SEI, mediante demandas levantadas e incluídas no Plano de Desenvolvimento de Pessoas – PDP da UFTM; e

III - gerenciar dados cadastrais dos usuários do SEI sob sua responsabilidade.

Art. 78.  Compete ao Departamento de Tecnologia da Informação – DTI, por meio das unidades competentes:

I - atender às demandas do CTSEI e das unidades expressamente mencionadas nesta Portaria, naquilo que for de sua competência, de modo a garantir meios para que o Sistema esteja operacional aos seus usuários e atenda ao previsto nesta normativa;

II - apresentar planos de investimentos e custeios necessários ao uso, à segurança, à continuidade e à preservação digital dos documentos oriundos do SEI;

III - oferecer suporte para a integração do SEI aos processos de trabalho automatizados pelos sistemas sob sua responsabilidade;

IV - prestar suporte técnico em capacitações;

V - garantir e manter a infraestrutura, realizando as manutenções e atualizações necessárias para o pleno funcionamento do Sistema;

VI - promover a preservação, a fidedignidade e a autenticidade dos arquivos digitais registrados no banco de dados do SEI;

VII - implementar, em parceria com o SEPROT, política de preservação de documentos e processos arquivísticos digitais para o SEI;

VIII - prestar informações de acesso e auditoria do Sistema aos órgãos competentes mediante solicitação formal devidamente justificada; e

IX - implementar módulos e mecanismos de interoperabilidade para o SEI, quando disponíveis, recomendados pelo CTSEI e aprovados pela Reitoria.

Art. 79.  Compete ao Setor de Protocolo e Gestão Documental – SEPROT:

I - propor à PROPLAN o estabelecimento de regulamentações relacionadas às atividades de protocolo, gestão documental e preservação de documentos arquivísticos, digitais ou não;

II - instruir as unidades da UFTM no que concerne à digitalização de documentos que estão em tramitação e que deverão ser inseridos no SEI, bem como demais documentos no que se refere aos procedimentos para arquivamento;

III - orientar os usuários do sistema sobre os tipos de processos e de documentos a serem utilizados;

IV - analisar, inserir e padronizar os tipos de processos e a tabela de assuntos;

V - habilitar e desabilitar os perfis de usuários sob sua responsabilidade, conforme art. 52;

VI - prestar suporte operacional aos usuários do SEI;

VII - orientar, coordenar e supervisionar a execução das atividades de gestão de documentos a partir do Sistema;

VIII - promover a racionalização da produção documental em parceria com as demais unidades da UFTM;

IX - realizar estudos para o aperfeiçoamento do Sistema, com o apoio do DTI nas questões de natureza técnica;

X - receber, conferir, digitalizar, registrar e tramitar os processos de origem externa recebidos no âmbito da UFTM;

XI - manter, em conjunto com o CTSEI e a PROPLAN, o manual do SEI atualizado e disponível aos usuários internos e externos da UFTM; e

XII - dar apoio operacional ao CTSEI na execução de suas competências.

Art. 80.  Compete à Prefeitura Universitária, ao Gabinete da Reitoria, ao Centro de Educação a Distância, à Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Estudantis, à Pró-Reitoria de Ensino, à Pró-Reitoria de Extensão Universitária e à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação cadastrar, habilitar e desabilitar os perfis de usuários sob sua responsabilidade, conforme art. 52 desta Portaria.

Art. 81.  Compete ao CTSEI:

I - assessorar a Reitoria e Pró-Reitorias em questões relacionadas ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

II - apoiar o desenvolvimento das atividades gerenciais do SEI, descentralizadas para as Pró-Reitorias de Planejamento e de Recursos Humanos e ao Departamento de Tecnologia da Informação – DTI;

III - propor à Pró-Reitoria de Planejamento o estabelecimento de regulamentações que garantam o adequado funcionamento do sistema;

IV - encaminhar solicitações de melhorias e desenvolvimento de funcionalidades aos órgãos competentes, bem como acompanhar o andamento das demandas;

V - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, à legislação de segurança da informação e comunicações, às normas de preservação digital de documentos e demais legislações vigentes, às necessidades da UFTM e aos padrões de uso e evoluções definido no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional – PEN;

VI - desenvolver estudos e análises que forneçam subsídios para a fixação, o aperfeiçoamento e o desenvolvimento de funcionalidades (ou módulos) do SEI;

VII - definir os aspectos técnicos que subsidiarão o processo decisório relacionado à gestão, à utilização e ao funcionamento do SEI na UFTM, intervindo, quando necessário, na operacionalização do Sistema junto às unidades expressamente relacionadas nesta Portaria; e

VIII - manter atualizada a página do SEI no sítio da UFTM.

Parágrafo único.  Para cumprimento de suas competências, o CTSEI deverá se articular com o Comitê de Governança Digital – CGD, em especial nas questões técnicas que envolvam a segurança e infraestrutura tecnológica do Sistema.

CAPÍTULO XVI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 82.  A autenticidade de documentos gerados no SEI poderá ser conferida em endereço na Internet indicado no próprio documento, com uso do Código Verificador e CRC informados na tarja de assinatura do documento.

Art. 83.  Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora da respectiva assinatura eletrônica, exceto quando previsto expressamente de forma diversa no documento.

Art. 84.  A unidade/instância será considerada ciente do conteúdo do processo, inclusive para efeitos de contagem de prazos, quando qualquer servidor nela lotado efetuar o acesso a ele, com registro de recebimento no andamento processual.

Parágrafo único.  Uma vez incluído ou assinado documento no processo, a unidade/instância deverá, obrigatoriamente, tramitar o processo para a unidade à qual o documento se destina, mesmo que o processo já esteja aberto na unidade de destino.

Art. 85.  Os processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria e demais normativas de referência serão devolvidos às unidades de origem para regularização.

Parágrafo único.  Os processos e documentos em suporte físico não serão admitidos, exceto em casos previstos nesta Portaria.

Art. 86.  Na hipótese de anexação ao processo de documento externo que não contenha assinatura, em razão de suas características, ou não for possível sua autenticação, mas que demande confirmação, seja pelo teor do documento ou pelo trâmite processual exigido, deverá ser emitido despacho, assinado pelo interessado ou pelos responsáveis, ratificando as informações elencadas no documento externo.

Art. 87.  A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI, bem como eventual impossibilidade de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis à falha do Sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

Art. 88.  As rotinas de backup deverão ser executadas diariamente, a critério do DTI, em período de menor tráfego de dados e acessos, de forma a não comprometer a utilização do Sistema e o andamento dos atos processuais.

Art. 89.  Os Administradores do Sistema, independentemente da origem da demanda ou da urgência impelida, deverão consultar os responsáveis pela atividade, conforme Capítulo XV, antes de proceder qualquer alteração no Sistema, em razão dos procedimentos, dos requisitos de validade e dos encargos normativamente atribuídos a essas unidades.

Art. 90.  O uso inadequado do SEI ficará sujeito à apuração de responsabilidade e sanções civis, administrativas e criminais, na medida de responsabilidade do usuário, na forma da legislação em vigor.

Art. 91.  O CTSEI deverá emitir comunicado a toda comunidade UFTM acerca da alteração das normas que regulamentam o SEI, em função da aprovação desta Portaria, especialmente quanto à padronização do nível de acesso dos documentos e processos.

Art. 92.  Casos omissos serão avaliados preliminarmente pelo CTSEI, cabendo ao Reitor a decisão final.

Parágrafo único.  O Comitê poderá, a qualquer tempo, a pedido ou por iniciativa própria, verificar a aplicação e o cumprimento dos dispositivos desta Portaria, encaminhando à Reitoria as situações anômalas ou irregulares para providências cabíveis.

Art.93.  Ficam revogadas as Portarias Reitoria/UFTM:

I - nº 58, de 26 de abril de 2021;

II - nº 135, de 24 de outubro de 2022; e

III - nº 165, de 16 de junho de 2023.

Art. 94.  Esta Portaria entra em vigor em 1º de agosto de 2024.

Meire Soares de Ataíde

Vice-Reitora, no exercício da Reitoria da UFTM

Documento assinado eletronicamente por MEIRE SOARES DE ATAIDE, Vice-Reitora da UFTM, em 16/07/2024, às 16:33, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e no art. 34 da Portaria Reitoria/UFTM nº 165, de 16 de junho de 2023.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.uftm.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1293215 e o código CRC 82116AA2.

ANEXO

TERMO DE DECLARAÇÃO DE CONCORDÂNCIA E VERACIDADE

(Cadastro de Usuários Externos no SEI da UFTM)

DADOS DO USUÁRIO

A realização do cadastro como Usuário Externo no SEI da Universidade Federal do Triângulo Mineiro – UFTM e a entrega deste documento importará na aceitação livre e inequívoca de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, ao tratamento pela Controladora, dos dados pessoais especificados com a finalidade de cadastrar o titular, conforme a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) que elenca, entre outros, o tratamento de dados pessoais para finalidade determinada, e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica por meio de login/senha, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

Assim, DECLARO que o endereço informado referente ao meu domicílio é verdadeiro e que são de minha exclusiva responsabilidade:

I - o sigilo da senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de Cadastro de Usuário Externo e os constantes no documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;

III - a conservação dos documentos originais até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados à UFTM para qualquer tipo de conferência;

IV - a realização por meio eletrônico de todos os atos e comunicações processuais entre a Universidade, o usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas intimação ou protocolização por meio diverso, exceto nas situações em que for tecnicamente inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo ou outra exceção prevista em instrumento normativo próprio;

V - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até as 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, considerado sempre o horário oficial de Brasília, independente do fuso horário em que se encontre o usuário externo;

VI - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas; e

VII - a observância dos períodos de manutenção programada, que serão realizadas, preferencialmente, no período de 0 hora às 6 horas diariamente, ou qualquer outro tipo de indisponibilidade do sistema.

_______________________________________, _______ de ______________ de _________.

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Assinatura do Usuário