Ministério da Educação

Universidade Federal do Triângulo Mineiro

Uberaba - MG

PORTARIA PROPLAN/UFTM Nº 39, DE 25 DE OUTUBRO DE 2021

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRIÂNGULO MINEIRO – UFTM, nomeado pela Portaria nº 657 de 3 de agosto de 2018, publicada no Diário Oficial da União – DOU no dia 6 subsequente, no uso da competência delegada por meio da Portaria Reitoria/UFTM nº 15, de 26 de outubro de 2020, RESOLVE:

Art. 1º Aprovar os procedimentos relativos à utilização de espaços físicos para realização de eventos no âmbito da UFTM.

Parágrafo único. Fica aprovada a Norma Procedimental nº 50.03.001 – Utilização de Espaços Físicos para Realização de Eventos, na forma do Anexo a esta Portaria.

Art. 2º As unidades e gestores envolvidos no processo descritos na Norma Procedimental se tornam responsáveis pela sua execução e seu acompanhamento, bem como a exigência de cumprimento dos procedimentos e apresentação dos documentos necessários.

Parágrafo único. A Pró-Reitoria de Planejamento poderá, a qualquer tempo, a pedido ou por iniciativa própria, rever os procedimentos normatizados, bem como verificar sua aplicação e seu cumprimento.

Art. 3º A Norma Procedimental, ora aprovada, deverá integrar o Manual de Procedimentos da UFTM.

Art. 4º Fica revogada a Resolução nº 2, de 27 de fevereiro de 2018, da Pró-Reitora de Planejamento.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor em 3 de novembro de 2021.

Kedson Palhares Gonçalves

Pró-Reitor de Planejamento da UFTM

Documento assinado eletronicamente por KEDSON PALHARES GONCALVES, Pró-Reitor de Planejamento, em 27/10/2021, às 15:50, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e no art. 34 da Portaria Reitoria/UFTM nº 87, de 17 de agosto de 2021.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.uftm.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0623171 e o código CRC 8CF724C6.

ANEXO

NORMA PROCEDIMENTAL 50.03.001 - UTILIZAÇÃO DE ESPAÇOS FÍSICOS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS

1. FINALIDADE

Normatizar os procedimentos para a utilização dos espaços físicos da Universidade Federal do Triângulo Mineiro – UFTM, descritos nesta Norma Procedimental, destinados à realização de eventos institucionais e externos.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Toda a comunidade e, em especial, o Departamento de Serviços e Logística – DSL.

3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

a) Lei nº 9.294, de 15 de julho de 1996; e

b) Lei nº 10.167, de 27 de dezembro de 2000.

4. CONCEITOS BÁSICOS

4.1. Eventos Institucionais

4.1.1. Consideram-se eventos institucionais aqueles promovidos por qualquer membro da comunidade universitária ou qualquer unidade organizacional e que tenha estreita relação com as atividades desenvolvidas no âmbito acadêmico ou administrativo.

4.1.1.1. Os Eventos Institucionais no âmbito da UFTM se subdividem em:

a) Eventos Solenes: aqueles promovidos pela Reitoria;

b) Eventos Acadêmicos: aqueles promovidos pelos docentes, discentes ou qualquer unidade acadêmica, cuja natureza seja essencialmente acadêmica; e

c) Eventos Administrativos: aqueles promovidos por gestores ou unidades administrativas, cuja natureza seja essencialmente administrativa.

4.2. Eventos Externos.

4.2.1. Consideram-se eventos externos aqueles promovidos pela comunidade externa, os quais não tenham estreita relação com as atividades acadêmicas ou administrativas da UFTM.

4.3. Atividades científicas, culturais, comunitárias e educacionais.

4.3.1. São os eventos caracterizados como: cursos, congressos, simpósios, seminários, encontros e reuniões de caráter científico, conferências e palestras, semanas acadêmicas, apresentações culturais, eventos solenes, etc, conforme NP 50.02.003.

5. NORMAS

5.1. DA OCUPAÇÃO DOS ESPAÇOS FÍSICOS

5.1.1.   Os espaços destinados à realização de eventos apresentam as seguintes características:

5.1.2. As reservas dos auditórios não poderão ser feitas para realização de pequenas reuniões, apresentações de trabalhos e/ou atividades para público inferior à metade da capacidade dos mesmos e que, por esta razão, possam ser desenvolvidas em outros espaços.

5.1.3. Os eventos institucionais terão prioridade na reserva dos espaços físicos.

5.2. DOS EVENTOS INSTITUCIONAIS

5.2.1.   Reservas

5.2.1.1. Eventos promovidos por discentes deverão ser formalizados pelo Coordenador do curso, Diretor do Instituto, Coordenador do Programa de Pós-graduação ou Coordenador do Projeto/Programa de referência.

5.2.1.2. Eventos promovidos por servidores técnico-administrativos deverão ser formalizados por intermédio da chefia imediata.

5.2.1.3. As pré-reservas estão vinculadas à disponibilidade do local pretendido e deverão ser formalizadas junto ao Departamento de Serviços e Logísitica - DSL, pelos agentes citados nos itens anteriores.

5.2.1.4. A formalização da reserva deverá ser efetivada mediante o preenchimento do formulário para Pré-reservas de Auditórios da UFTM, disponível online, na página Reservas de Auditório, opção “Reserva de Auditórios” em até 30 (trinta) dias antes da realização do evento.

5.2.2. Desistência da reserva

5.2.2.1. Caso haja desistência da reserva, o responsável pela formalização deverá comunicá-la no prazo mínimo de 10 (dez) dias antes da data de início do evento, ao DSL, pelo e-mail reservasuftm@gmail.com.

5.2.2.2. Se a desistência não for comunicada ou for comunicada fora do prazo, o responsável receberá uma notificação do DSL, informando que seu nome será registrado no cadastro de usuários pendentes.

5.2.2.3. No caso de reincidência, o responsável não estará autorizado a formalizar novas reservas durante o ano vigente.

5.3. DOS EVENTOS EXTERNOS

5.3.1. A utilização dos espaços físicos da UFTM para realização de eventos externos ocorrerá sob a forma de locação do respectivo espaço, mediante pagamento da taxa de ocupação e assinatura de contrato.

5.3.1.1. A taxa de ocupação se refere apenas à área reservada e informada no Termo de Compromisso e Responsabilidade. Caso seja utilizado outro espaço, será cobrado um valor adicional.

5.3.1.2. A taxa de ocupação será cobrada por turno, independente da duração do evento.

5.3.1.3. As taxas de reserva para cada espaço está definida da seguinte forma:

5.3.2. Reservas

5.3.2.1. As reservas estarão vinculadas à disponibilidade do local pretendido e deverão ser formalizadas pelo responsável pelo evento junto ao, que procederá à análise da solicitação.

5.3.2.2. A formalização da reserva deverá ser efetivada mediante o preenchimento do formulário para Pré-reservas de Auditórios da UFTM, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data de início do evento, disponível no sítio institucional, conforme item 5.2.1.4.

5.3.2.3. Após o deferimento formal, o DSL deverá solicitar ao Departamento de Orçamento e Finanças - DOF a emissão da Guia de Recolhimento da União - GRU para envio, por e-mail, ao solicitante.

5.3.2.4. A locação somente será confirmada após o pagamento integral da taxa de ocupação, com apresentação do comprovante ao DSL em até 1 (uma) semana antes do evento.

5.3.3. Desistência da reserva

5.3.3.1. Caso haja desistência da reserva, o responsável deverá comunicá-la no prazo máximo de 10 (dez) dias antes da data de início do evento, por escrito, ao DSL.

5.3.3.2. Nos cancelamentos de reserva em prazo inferior a 10 (dez) dias será ressarcido apenas 50% (cinquenta por cento) do valor da taxa de ocupação já depositado, em razão da UFTM ter sido impossibilitada de celebrar outras locações.

5.4. DA AUTORIZAÇÃO PARA USO DOS ESPAÇOS FÍSICOS

5.4.1. Compete ao DSL autorizar a utilização dos espaços físicos para realização de eventos internos após consulta da disponibilidade.

5.4.2. Compete à Reitoria autorizar a locação ou liberação dos espaços para realização de eventos externos, mediante manifestação do DSL sobre a disponibilidade.

5.5. DAS DATAS E HORÁRIOS RESERVADOS

5.5.1 O recinto ficará disponível somente na data e no horário em que foi reservado.

5.5.2. Os horários de início e de término dos eventos deverão ser rigorosamente respeitados, considerando-se a ocorrência de um próximo evento.

5.5.3. Entre um agendamento e outro será necessário um intervalo de 2 (duas) horas para a preparação interna do recinto.

5.5.4. Se houver necessidade prévia do local, por parte do realizador do evento, este tempo deverá ser calculado e incluído na composição da diária, quando for evento externo.

5.6. DAS ALTERAÇÕES

5.6.1. A alteração da reserva ficará sujeita a nova confirmação, uma vez que os agendamentos são realizados com antecedência e o local poderá ter reserva anterior.

5.6.1.1. A solicitação deverá ser encaminhada ao e-mail reservasuftm@gmail.com.

5.6.2. A alteração da data e/ou horário da reserva somente terá validade se for formalizada e justificada pelo solicitante junto ao DSL, no prazo mínimo de 10 (dez) dias do início do evento.

5.7. DA VISTORIA DO ESPAÇO

5.7.1. No início e no término do evento, o recinto deverá ser vistoriado pelo Departamento de Serviços e Logística – DSL e pelo responsável pelo evento, que lavrarão o “Termo de Vistoria – TV”.

5.8. DA FIXAÇÃO DE FAIXAS E CARTAZES

5.8.1. É proibida a fixação de cartazes no interior dos Auditórios e/ou áreas adjacentes.

5.8.2. A colocação de faixas e cartazes alusivos ao evento somente será permitida em lugares específicos para tal fim, mediante autorização da Comunicação Social.

5.8.3. Em caso de não cumprimento, o DSL retirará os materiais fixados, ficando sujeitos a inutilização.

5.9. DOS DANOS CAUSADOS AO PATRIMÔNIO

5.9.1. Os danos causados ao patrimônio público são de responsabilidade exclusiva do solicitante, o qual deverá providenciar o devido ressarcimento à UFTM, mediante procedimento administrativo, não excluindo as demais responsabilidades legais.

5.10. DA EXPOSIÇÃO E VENDA DE LIVROS E PERIÓDICOS

5.10.1. É permitida a exposição e venda de livros, periódicos ou similares, com participação de livrarias e editoras como parceiras ou patrocinadoras, desde que observada relação direta com o evento em questão e informado previamente ao Departamento de Serviços e Logística.

5.10.2. O solicitante deverá verificar, como condição para inscrição ou participação no evento, a idoneidade e legitimidade do expositor ou participante e a efetiva titularidade da alegada representação comercial da empresa e dos produtos a serem expostos, ficando a UFTM eximida de toda e qualquer responsabilidade em caso de procedimentos judiciais ou reclamações de terceiros envolvendo tais questões.

5.11. DAS PROIBIÇÕES

5.11.1. Fica proibido (a):

a) a comercialização, a propaganda e/ou o consumo de produtos fumígeros, gerados ou não do tabaco, nos Auditórios e nas dependências adjacentes;

b) a comercialização e o consumo de bebidas alcoólicas;

c) o consumo de qualquer tipo de alimento ou líquido no interior dos Auditórios, exceto aos componentes da mesa, que poderão consumir água;

d) utilizar os auditórios rotineiramente, como sala de aula;

e) posicionar banners, faixas, cavaletes, painéis ou qualquer outros equipamentos obstruindo as vias de acesso às demais dependências dos prédios, como escadas, elevadores e corredores de circulação, ou junto aos extintores de incêndio;

f) o uso de materiais que possam prejudicar a saúde dos usuários ou de terceiros ou ainda danificar as instalações, tais como graxas, tintas, corrosivos, inflamáveis etc;

g) perfurar, pintar ou colar cartazes nas paredes ou no piso;

h) o uso de som, bem como a realização de apresentações musicais nas áreas externas aos Auditórios, em horários de atividades acadêmicas ou administrativas;

i) a utilização de som ou emissão de ruídos em volume acima do permitido pela legislação; e

j) o uso dos espaços físicos destinados à realização de quaisquer eventos de natureza político-partidária.

6. PROCEDIMENTOS GERAIS

6.1. DO SOLICITANTE

6.1.1. Verificar no sítio da UFTM, na página Reservas de Auditórios, a disponibilidade da data pretendida para reserva do espaço físico de interesse, preenchendo o formulário para Pré-reservas de Auditórios.

6.1.2. Em caso positivo e, após aprovação do Departamento de Serviços e Logística, deverá:

6.1.2.1. Eventos Institucionais:

a) executar os procedimentos e trâmites exigidos pela NP 50.02.003 “Promoção de Eventos Institucionais”;

b) assinar e cumprir todas as exigências estabelecidas no “Termo de Compromisso e Responsabilidade - TCR” e enviá-lo até 7 (sete) dias antes da data do evento, caso o TCR não seja enviado na data estipulada, o evento será cancelado;

c) realizar as vistorias prévia e final do espaço físico locado, acompanhado por servidor do DSL, lavrando o TV; e

d) verificar, no link recebido quando da confirmação da reserva, se todos os dados estão corretos.

6.1.2.2. Eventos Externos:

a) providenciar o pagamento da taxa de ocupação no prazo definido na GRU;

b) apresentar o comprovante de pagamento da GRU ao Departamento de Serviços e Logística para confirmação da locação;

c) assinar o contrato de locação;

d) assinar e cumprir todas as exigências estabelecidas no “Termo de Compromisso e Responsabilidade”; e

e) realizar as vistorias prévia e final do espaço físico locado, acompanhado por servidor do DSL.

6.2. DA COMUNICAÇÃO SOCIAL

6.2.1. Dar suporte e atender as solicitações de atualização da página de Reservas de Auditório no Portal UFTM, mediante solicitação do Departamento de Serviços e Logística.

6.3. DO DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS E LOGÍSTICA

6.3.1. Para Eventos Institucionais:

a) analisar o Formulário para Pré-reservas de Auditórios da UFTM de acordo com os critérios estabelecidos na NP 50.02.003;

b) após decisão, informar o solicitante sobre a deliberação e solicitar o envio do Termo de Responsabilidade e Compromisso - TRC devidamente assinado, nos casos deferidos; e

c) comunicar a realização do evento aos setores responsáveis pelos serviços de suporte aos auditórios para as providências cabíveis, referentes aos serviços de portaria, de vigilância, de limpeza do espaço físico e de recursos audiovisuais.

6.3.2.   Para Eventos Externos:

a) analisar o Formulário para Pré-reservas de Auditórios da UFTM;

b) em caso de deferimento da solicitação, verificar o valor total da locação, de acordo com a Tabela de Preços de Diárias vigente e informar o solicitante quanto à deliberação;

c) solicitar ao DOF a emissão da GRU para envio ao solicitante;

d) confirmar a locação junto ao solicitante, após recebimento do comprovante de pagamento da taxa de ocupação, convocando-o para assinatura do TRC e do contrato;

e) entregar ao solicitante a primeira via do formulário e arquivar a segunda com o TRC; e

f) durante a realização do evento, verificar se o espaço utilizado corresponde ao estabelecido no Formulário de Pré-reservas e se não corresponder, aplicar o disposto no item 5.3.1.1.

6.3.3. Antes da realização do evento:

a) verificar se os equipamentos de audiovisual da UFTM solicitados no Formulário de Pré-reserva estão em perfeitas condições de uso;

b) vistoriar, em conjunto com o solicitante, as instalações onde será realizado o evento;

c) preencher o “Termo de Vistoria” - TV, na coluna “PRÉ” do formulário, anotando no campo “Observações” todas as irregularidades existentes no ambiente;

d) colher a assinatura do responsável;

e) adotar as providências cabíveis, necessárias ao funcionamento do evento; e

f) autorizar cartazes e faixas, desde que respeitando o estabelecido em norma da instituição.

6.3.4. Durante a realização do evento:

a) realizar o controle dos equipamentos de audiovisuais pertencentes à UFTM, por intermédio de servidor do DSL; e

b) fiscalizar se o volume dos equipamentos de som estão dentro do limite permitido.

6.3.5. Após a realização do evento:

a) verificar sobre a regularidade do evento, no que se refere às condições do espaço físico utilizado, mediante vistoria realizada em conjunto com o solicitante;

b) preencher a coluna “PÓS” do Termo de Vistoria - TV;

c) colher a assinatura do responsável, registrando quaisquer ocorrências;

d) em caso de danos, convocar formalmente o responsável, apontando os danos causados durante a realização e que deverão ser ressarcidos pelo responsável do evento, orçados pelo DSL, em prazo definido pela UFTM; e

e) solicitar ao DOF a emissão da GRU para ressarcimento dos danos, com envio ao solicitante.

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

7.1. Antes do agendamento, o Departamento de Serviços e Logística deverá solicitar a leitura desta Norma Procedimental pelo solicitante.

7.2. A UFTM poderá cancelar o agendamento/locação caso seja identificado no decorrer do evento que o assunto abordado não é o mesmo citado no ato da reserva ou qualquer outro desvio de finalidade que possa ocorrer.

7.3. Eventualmente, em caso de interesse público devidamente comprovado, o Reitor poderá dispensar a taxa de ocupação.

7.4. A reserva para eventos que envolvam crianças e adolescentes menores de 15 (quinze) anos devem ficar restritas às atividades dos cursos ministrados pela UFTM ou em parceria com esta.

7.5. Os organizadores do evento serão responsáveis pela guarda e segurança das crianças e adolescentes no âmbito da UFTM.

7.6. Nos eventos, os participantes deverão utilizar um crachá próprio para acesso e circulação nas dependências do espaço reservado, a ser fornecido pelo (s) responsável (is) do evento e atender ao disposto na NP 50.03.003 – “Utilização do Crachá”.

7.7. Os usuários que desejarem trazer seus equipamentos de multimídia terão que instalar e testar o funcionamento dos mesmos, na presença do técnico de audiovisual do DSL.

7.7.1. O funcionamento e a conservação dos equipamentos trazidos serão de responsabilidade única e exclusiva dos responsáveis pelo evento.

7.8. O DSL deverá verificar antecipadamente as condições técnico-operacionais dos espaços e comunicar ao responsável qualquer eventualidade que possa comprometer a realização do evento.

7.9. Em caso de descumprimento das normas aqui estipuladas ou permanecimento no local do evento além do horário reservado, o responsável pelo evento será advertido pelo Departamento de Serviços e Logística e terá o nome registrado no cadastro de usuários pendentes.

7.9.1. Em caso de eventos externos, o responsável deverá, ainda, arcar com os eventuais prejuízos causados, além do pagamento das horas excedentes além do contratado.

7.9.2. Havendo reincidência, o responsável ficará impedido de formalizar novas reservas durante o ano vigente.

7.10. As disposições desta NP se aplicam exclusivamente aos ambientes listados no item 5.1.1.

7.10.1. Os critérios de utilização e reserva do Complexo Esportivo da UFTM estão disciplinados em Portaria específica.

7.11. Os documentos mencionados nesta NP estão disponíveis na página Reservas de Auditório, no sítio da UFTM.

7.12. Casos omissos serão resolvidos pelo Departamento de Serviços e Logística - DSL, no que for da devida competência.

7.13. Esta Norma Procedimental entra em vigor na data estabelecida no ato normativo decorrente de sua aprovação.