Ministério da Educação

Universidade Federal do Triângulo Mineiro

Uberaba - MG

Portaria PROPLAN/UFTM Nº 6, DE 19 DE janeiro DE 2021

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO SUBSTITUTO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRIÂNGULO MINEIRO – UFTM, nomeado pela Portaria nº 659, de 6 de agosto de 2018, publicada no Diário Oficial da União – DOU no dia subsequente, no uso da competência delegada por meio da Portaria Reitoria/UFTM nº 15, de 26 de outubro de 2020, RESOLVE:

Art. 1º Aprovar os procedimentos relativos ao registro e ao acompanhamento de ações de extensão universitária, com ou sem movimentação financeira, no âmbito da Universidade Federal do Triângulo Mineiro – UFTM.

Parágrafo único. Fica aprovada a Norma Procedimental nº 20.01.013 - Registro e Acompanhamento de Ações de Extensão Universitária, em anexo, como parte integrante da presente Portaria.

Art. 2º As unidades e os gestores envolvidos no processo e descritos na Norma Procedimental se tornam responsáveis pela sua execução e pelo seu acompanhamento, bem como pela exigência de cumprimento dos procedimentos e apresentação dos documentos necessários.

Parágrafo único. A Pró-Reitoria de Planejamento poderá, a qualquer tempo, a pedido ou por iniciativa própria, rever os procedimentos normatizados, bem como verificar sua aplicação e seu cumprimento.

Art. 3º A Norma Procedimental, ora aprovada, deverá integrar o Manual de Procedimentos da UFTM.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor em 1º de fevereiro de 2021.

Vinícius Silva Flausino

Pró-Reitor de Planejamento Substituto da UFTM

Documento assinado eletronicamente por VINICIUS SILVA FLAUSINO, Pró-Reitor de Planejamento Substituto, em 20/01/2021, às 17:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 e no art. 14 da Resolução nº 34, de 28 de dezembro de 2017.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.uftm.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0464127 e o código CRC 74CBA6CD.

ANEXO

NORMA PROCEDIMENTAL Nº 20.01.013 - REGISTRO E ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA

1. FINALIDADE

Disciplinar os procedimentos relativos ao registro e ao acompanhamento de ações de extensão universitária, com ou sem movimentação financeira, no âmbito da Universidade Federal do Triângulo Mineiro – UFTM.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Toda a comunidade universitária, em especial:

a) Conselho de Extensão Universitária – COEXT;

b) Pró-Reitoria de Extensão Universitária – PROEXT;

c) Coordenadores de ações de extensão universitária.

3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

a) Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de 1994;

b) Lei nº 12.155, de 23 de dezembro de 2009;

c) Decreto nº 7.416, de 30 de dezembro de 2010;

d) Decreto nº 7.423, de 31 de dezembro de 2010;

e) Decreto nº 8.241, de 21 de maio de 2014;

f) Resolução nº 7, de 18 de dezembro de 2018, do Conselho Nacional de Ensino.

4. CONCEITOS BÁSICOS

4.1. Ação de extensão universitária: As ações de extensão na Universidade Federal do Triângulo Mineiro - UFTM são aquelas que tem como objetivo primordial promover uma relação universidade/sociedade mutuamente transformadora, articulando ensino e pesquisa, por meio da arte, da cultura, da ciência, da tecnologia e da inovação.

4.2. Ações de extensão de fluxo contínuo: São ações de extensão universitária registradas na PROEXT, sem vínculo a programa de incentivo financeiro. São considerados de fluxo contínuo por não terem vínculo com nenhum edital específico, podendo ser registradas a qualquer tempo.

4.3. Ações de extensão com movimentação financeira: A ação de extensão com movimentação financeira é aquela em que durante sua execução houver qualquer tipo de movimentação financeira, isto é, entrada e saída de recursos, com ou sem ônus para a UFTM.

4.4. Programa de Extensão: É o conjunto de ações de médio e longo prazo orientadas a um objetivo comum, articulando projetos e outras atividades existentes, cujas diretrizes e escopo de interação com a sociedade, no que se refere à abrangência territorial e populacional, integrem-se às linhas de ensino e pesquisa desenvolvidas na UFTM, nos termos dos Projetos Pedagógico de Curso - PPC e de Desenvolvimento Institucional -PDI.

4.5. Projeto de Extensão: É uma ação formalizada de caráter educativo, social, cultural, científico, tecnológico ou de inovação tecnológica com objetivo específico e prazo determinado, visando resultado de mútuo interesse para a sociedade e para a comunidade acadêmica, renovável ou não, vinculado ou não a um Programa, que se integre às linhas de ensino e pesquisa desenvolvidas na UFTM.

4.6. Cursos: São o conjunto articulado de ações pedagógicas, de caráter teórico e/ou prático, presencial ou a distância, para a formação inicial ou continuada, o aperfeiçoamento ou a disseminação de conhecimentos, planejada, organizada e avaliada de modo sistemático, com carga horária definida e que atenda a comunidade acadêmica e a comunidade externa. Curso com menos de 8 (oito) horas deve ser classificado como evento.

4.7. Eventos: São ações de curta duração, sem caráter continuado, caracterizado por atividade específica que envolvem a comunidade acadêmica e a comunidade externa (preferencialmente), e que promovam a apresentação do conhecimento cultural, científico, tecnológico ou de inovação tecnológica desenvolvido, conservado ou reconhecido pela Universidade.

4.8. Prestação de serviços: Prestação de Serviço consiste na realização de trabalho oferecido pela UFTM ou contratado por terceiros e se caracteriza por intangibilidade, inseparabilidade processo/produto e não resulta na posse de um bem. Objetiva o estudo e a solução de problemas dos meios profissional ou social e o desenvolvimento de novas abordagens pedagógicas e de pesquisa, bem como a transferência de conhecimentos e tecnologia à sociedade. Quando a prestação de serviço for um curso ou um projeto de extensão, deve ser registrada como tal (curso ou projeto).

4.9. Publicação e outro produção acadêmica: Caracteriza-se como a produção de publicações e produções acadêmicas decorrentes das atividades de extensão, para difusão e divulgação cultural, científica ou tecnológica. Seu registro ocorre conforme classificação nos seguintes grupos: Livro, Capítulo de Livro, Anais, Comunicação, Manual, Jornal, Revista, Artigo, Relatório Técnico, Produto Audiovisual-Filme, Produto Audiovisual-Vídeo, Produto Audiovisual-CDROM, Produto Audiovisual-DVD, Produto Audiovisual-Outros, Programa de Rádio, Programa de TV, Software, Jogo Educativo, Produto Artístico e Outros.

4.10. Bolsa de extensão universitária: Incentivo financeiro, com dotação orçamentária específica, destinado ao apoio a atividades de extensão universitária e cultura.

4.11. Declaração de Interesse: Declaração emitida pelos responsáveis das unidades da UFTM onde serão desenvolvidas as atividades extensionistas que envolvam setor distinto ao do proponente ou emitida pela comunidade externa à UFTM envolvendo o uso da infraestrutura e de recursos humanos em atividades de extensão universitária e cultura.

4.12. Termo de adesão voluntária: Declaração de participação individual voluntária na equipe executora como membro externo à UFTM em ações de extensão universitária, sem envolvimento de infraestrutura ou profissionais da instituição à qual se vincula o voluntário.

4.13. Carta de Aceite da GEP: Declaração de acordo da execução da ação de extensão universitária nas dependências físicas do Hospital de Clínicas da UFTM com ou sem envolvimento de seus profissionais.

4.14. Termo de Responsabilidade do Proponente: Declaração de autoria da proposta e de concordância das normas apresentadas em atos regulatórios.

4.15. Termo de Vinculação de Ação de Extensão Universitária em Programa: Instrumento de inserção de ação de extensão em vigência, nas modalidades projeto, curso e evento, em um programa de extensão também em vigência.

4.16. Termo de Anuência de Chefia: Manifestação expressa de concordância da chefia imediata na coordenação e/ou participação do servidor técnico-administrativo em ação de extensão.

4.17. Termo de compromisso de membros da equipe executora com remuneração ou bolsa: Instrumento em que os membros da equipe executora da ação de extensão declaram anuência dos valores a serem recebidos pela participação. Aplicam-se nessa circunstância as leis vigentes e outros atos normativos internos. O termo deve ser apresentado individualmente para cada membro da equipe executora, no ato da submissão da proposta sempre que houver transferência de recursos para seus partícipes.

5. NORMAS

5.1. DAS NORMAS GERAIS

5.1.1. As ações de extensão, independente da modalidade, devem ser cadastradas e registradas na Pró-reitoria de Extensão Universitária, via Sistema de Informação da Extensão – SIEX, para fins de comprovação da atuação na ação de extensão dos docentes, técnicos-administrativos e discentes.

5.1.2. O registro das ações de extensão universitária ocorrerá durante todo o ano, em fluxo contínuo, ou em conformidade com o cronograma de editais publicados pela PROEXT, observada suas fases de tramitação, sendo:

I – Submissão da proposta: permite ao coordenador da ação de extensão cadastrar as informações solicitadas no SIEX;

II – Avaliação prévia da proposta: corresponde uma análise prévia da PROEXT quanto ao preenchimento dos campos obrigatórios no SIEX e validação dos documentos anexados;

III – Avaliação pelo parecerista: analisará o mérito da proposta quanto ao enquadramento nos príncípios e diretrizes da Política Nacional de Extensão Universitária e normas internas da UFTM;

IV – Aprovação pela PROEXT: validação da ação de extensão universitária, registro e liberação para sua execução;

V – Homologação: homologação das ações registradas na PROEXT pelo Conselho de Extensão Universitária – COEXT.

5.1.2.1. Quando a ação de extensão universitária for submetida a registro vinculado a um dos editais da PROEXT, por exemplo o PIBEX, devem ser observadas as particularidades do regramento do edital.

5.1.3. É vedada a realização de ação de extensão universitária sem registro na PROEXT, sem aprovação nas instâncias competentes ou em desconformidade com a proposta aprovada.

5.1.4. A ação de extensão universitária deverá ser proposta e coordenada por servidores docentes ou técnico-administrativos em educação que possuam formação de nível superior, que estejam em situação funcional ativo na UFTM e não estejam licenciados ou afastados para qualquer fim.

5.1.4.2. Na ação de extensão universitária ficará facultado ao coordenador titular cadastrar um coordenador adjunto, docente ou técnico-administrativo, ao qual se aplica os requisitos do item 5.1.4.

5.1.4.2.1. Compete ao Coordenador adjunto colaborar na coordenação das atividades de extensão, edição da proposta, lançar relatório parcial e final no SIEX.

5.1.4.3 Em caso de afastamento do coordenador da proposta, este será substituído por docente ou técnico-administrativo por ele indicado dentre os integrantes da ação de extensão universitária.

5.1.5. É de responsabilidade do proponente da ação de extensão universitária dar ciência a sua chefia imediata, quando aplicável, bem como avaliar se a infraestrutura disponível permite a execução da ação.

5.1.5.1. A orientação e a coordenação da ação de extensão universitária por servidores técnico-administrativos em educação ficarão condicionadas às atribuições típicas do cargo desde que não cause prejuízo ao do exercício de sua atividade fim e tenha autorização expressa da chefia imediata em documento inserido no SIEX no ato de submissão da ação.

5.1.6. A ação de extensão universitária deverá ter, por seu caráter acadêmico de formação, obrigatoriamente a participação efetiva de discentes.

5.1.6.3. A prestação de serviços de caráter extensionistas não enseja concessão de bolsas, devendo ser aplicadas, se for o caso, as disposições sobre estágio, nos termos da Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008.

5.1.7. As ações de extensão universitária serão classificadas quanto à movimentação financeira da seguinte forma:

I – sem movimentação financeira;

II – com movimentação financeira.

5.1.7.1. A ação de extensão universitária sem movimentação financeira é aquela em que, durante sua execução, não houver entrada e saída de recursos de capital ou de custeio.

5.1.7.2. A ação de extensão com movimentação financeira é aquela em que durante sua execução houver qualquer tipo de movimentação financeira, isto é, entrada e saída de recursos de capital ou de custeio, com ou sem ônus para a UFTM.

5.1.8. Quando a ação de extensão universitária realizar movimentação financeira utilizando recurso financeiro captado de fontes externas, a gestão administrativa e financeira dar-se-á por meio de Fundação de Apoio, nos termos de Resolução vigente e normas complementares.

5.1.8.1. Quando a ação de extensão universitária realizar movimentação financeira utilizando recurso financeiro de fonte interna ou captado via GRU, dar-se-á nos termos de normas complementares e em conformidade com orientações da PROAD.

5.1.8.2. Nos casos em que a captação de recursos financeiros provenientes de editais, agências de fomento e de órgãos governamentais a coordenação da proposta deverá avaliar junto com a PROEXT a gestão administrativa.

5.1.9. A duração de um programa de extensão universitária terá vigência mínima de 12 (doze) meses e máxima de 60 (sessenta) meses, e a duração de projeto terá vigência mínima de 4 (quatro) meses e máxima de 24 (vinte e quatro) meses, contada a partir do cumprimento da fase IV, do item 5.1.2., sendo facultado a sua reoferta por até igual período.

5.1.10. A duração das ações de prestação de serviço, curso e evento deverá estar em consonância com seus respectivos plano de trabalho, para prestação de serviço, e programação, para curso e evento, sendo facultada a sua reoferta por até igual período.

5.1.11. Será considerada reoferta da ação de extensão universitária quando as características principais forem mantidas com a sua respectiva ação em vigência, sendo admitidas eventuais ajustes na equipe executora, cronograma, plano de trabalho, período de vigência, carga horária e nos objetivos específicos, mediante atualização, se necessário, dos documentos anexos à ação no SIEX.

5.1.12. O coordenador da ação de extensão universitária é obrigado a lançar relatório no sistema informatizado adotado pela PROEXT, o SIEX, sob pena de não serem emitidos certificados e de lhe ser negada a submissão e o registro de outras propostas até que regularize a situação.

5.1.12.1. É obrigatório o lançamento de relatório parcial a cada 12 (doze) meses, contados a partir da data de sua aprovação pela PROEXT, para ações de extensão com vigência superior a 12 (doze) meses.

5.1.12.1.1. É obrigatório lançamento de relatório parcial quando houver qualquer alteração na proposta ou na equipe, ou necessidade de emissão de certificados aos interessados sem que a ação tenha chegado ao seu término.

5.1.12.1.2. Certificados emitidos antes do término da ação de extensão universitária encerrarão a participação do interessado na ação e conterão a carga horária proporcional ao período das atividades.

5.1.12.1.3. O coordenador da ação de extensão universitária poderá efetuar o recadastro do interessado que para desenvolvimento de novas ações cujo certificado ficará disponível quando houver submissão futura de relatório parcial ou final no sistema.

5.1.12.2. É obrigatório o lançamento de relatório final no SIEX após o término da execução da ação de extensão universitária.

5.1.12.2.1. A submissão do relatório final põe término à ação de extensão universitária e habilita emissão de certificados.

5.1.12.2.2. A descrição contendo balancete consolidado de receitas e despesas será parte integrante do relatório final das ações de extensão universitária com movimentação financeira, classificando, conforme o tipo de receita e a natureza da despesa, em elemento (rubrica) e subelemento, conciliado com os valores originais da proposta.

5.1.12.2.2.1. Quando os recursos financeiros forem geridos por Fundação de Apoio, deverá ser apresentado o relatório por ela emitido.

5.1.13. As situações específicas a seguir poderão ensejar solicitação do coordenador da ação de extensão universitária por meio de processo eletrônico (SEI), acompanhada da devida justificativa:

I – Cancelamento da proposta quando inferior a 60 (sessenta) dias da data de aprovação;

II – Cancelamento da proposta quando superior a 60 (sessenta) dias da data de aprovação e submissão do relatório final no SIEX;

III – Suspensão da ação de extensão universitária quando em situações excepcionais e adversas a previsão de retomada das atividades e a submissão do relatório parcial no SIEX;

IV – Prorrogação do prazo de término da ação de extensão universitária e o novo prazo de encerramento;

V – Alteração de vigência de início e término da ação de extensão universitária e os novos prazos, quando por algum motivo a execução da proposta não pôde ser iniciada.

5.2. DOS REQUISITOS DE ADMISSÃO

5.2.1. Dos Requisitos Gerais

5.2.1.1. Apenas será considerada apta para registro a ação de extensão universitária cadastrada no SIEX.

5.2.1.2. Para cadastrar as propostas de ação de extensão universitária, o proponente deverá seguir as orientações presentes nesta Norma e em orientações complementares publicadas no endereço eletrônico da PROEXT (www.uftm.edu.br/proext).

5.2.1.3. Um mesmo proponente poderá coordenar mais de uma proposta de ação de extensão universitária como coordenador.

5.2.1.4. As propostas das ações de extensão universitária devem ser submetidas com antecedência suficiente para registro anterior à data de divulgação, abertura de inscrições ou realização, o que ocorrer primeiro, levando em consideração o prazo mínimo para registro na PROEXT.

5.2.1.4.1. Programas, projetos, cursos e prestações de serviço serão registrados em até 20 (vinte) dias úteis e eventos em até 10 (dez) dias úteis.

5.2.1.4.2. Não é permitido submissão ou registro de proposta de ação de extensão universitária em execução ou já realizada.

5.2.1.4.3. É vedada a submissão e o registro simultâneo de uma mesma proposta de ação de extensão universitária. O proponente de ação de fluxo contínuo que for contemplado com fomento decorrente de editais vigentes da PROEXT, deverá providenciar o cancelamento do primeiro registro e informar o ocorrido por meio de correio eletrônico, no endereço registro.proext@uftm.edu.br, sob pena do cancelamento do registro mais recente e a impossibilidade de realizar novas submissões até a conclusão, conforme cronograma, da primeira ação registrada.

5.2.1.4.3.1. No ato de cancelamento do registro deverá ser apresentada justificativa em relatório final, que encerrará a ação de extensão universitária.

5.2.1.5. A proposta da ação de extensão universitária deve atender às diretrizes da extensão universitária explicitadas na lei, em normas internas da UFTM e na Política Nacional de Extensão Universitária.

5.2.1.6. As propostas das ações de extensão universitária devem ser construídas com os itens mínimos do plano de trabalho conforme itens descritivos das propostas publicado em: <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensao-universitaria/siex>.

5.2.1.7. A proposta de ação de extensão universitária na modalidade programa deverá conter pelo menos dois projetos, curso e/ou evento, sem prejuízo de vinculação de outras atividades ou ações de extensão universitária posteriormente apresentadas.

5.2.1.7.1. Quando houver vinculação de uma ação de extensão universitária nas modalidades projeto, curso e/ou evento a uma modalidade programa, deverá ser anexada declaração contendo autorização do coordenador do programa, exceto se o coordenador do programa for o mesmo do projeto, conforme Termo de Vinculação de Ação de Extensão Universitária em Programa Vigente disponível em: <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensao-niversitaria/siex>.

5.2.1.8. A proposta da ação de extensão universitária deve conter o Termo de Responsabilidade do Proponente quando docente e também Termo de Anuência de Chefia, quando técnico administrativo em educação, conforme modelo disponível em http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensao-universitaria/siex.

5.2.1.8.1. Nas situações descritas a seguir, também serão apresentados os seguintes documentos:

I - Declaração de interesse, conforme modelo disponível em http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensaouniversitaria/siex, ou documento equivalente, quando a ação de extensão universitária necessitar para o seu desenvolvimento do uso de infraestrutura e de representante legal de instituição parceira externa à UFTM. Quando a ação de extensão universitária for executada em setor da UFTM diverso daquele em que o proponente da ação trabalha, a apresentação da declaração é facultativa.

II - Carta de Aceite da GEP, conforme modelo disponível em <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensaouniversitaria/siex>; quando execução da ação de extensão universitária ocorrer nas dependências físicas do Hospital de Clínicas da UFTM com ou sem envolvimento de seus profissionais.

III - Termo de adesão voluntário conforme modelo disponível em <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensaouniversitaria/siex>, quando houver participação de membro externo à UFTM na equipe executora da ação de extensão universitária, mas sem ocorrer a necessidade de uso de infraestrutura, materiais em geral e/ou de representante legal da instituição externa.

IV - Termo de compromisso de membros da equipe executora com remuneração ou bolsa, conforme modelo disponível em <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensaouniversitaria/siex>, quando houver concessão ou de bolsa ou de remuneração pelos serviços prestados na ação de extensão universitária, sendo que o termo deverá ser apresentado individualmente para cada membro da equipe executora.

5.2.1.8.2. O proponente é responsável pela autenticidade das assinaturas contidas nos documentos apresentados.

5.2.1.8.2.1. Documentos digitalizados inseridos no SIEX devem conter assinaturas originais.

5.2.1.8.2.2. Excepcionalmente, em decorrência de caso fortuito ou força maior, a PROEXT poderá apresentar solução temporária para inserção de documentos.

5.2.2. Dos requisitos específicos das propostas com movimentação financeira

5.2.2.1. Atividades previamente registradas sem movimentação financeira que passarem a realizar movimentação financeira também deverão observar o disposto nessa seção.

5.2.2.1.1. A ação de extensão universitária cadastrada inicialmente sem previsão de movimentação manterá o mesmo registro, devendo o proponente submeter relatório parcial informando desenvolvimento da atividade até o momento e a previsão de movimentação financeira e, depois, solicitar por correio eletrônico registro.proext@uftm.edu.br a abertura da proposta no sistema para cadastro das informações referentes a movimentação financeira.

5.2.2.2. Deverão ser registradas em formulário próprio no SIEX as receitas e despesas provenientes de acordos, ajustes, contratos, convênios, parcerias, dentre outros.

5.2.2.2.1. A responsabilidade pelo registro e controle da receita, da ordenação de gastos e da supervisão da execução financeira caberá exclusivamente ao coordenador da ação de extensão universitária e ao órgão financeiro definido conforme fonte de custeio (itens 5.1.8 e 5.1.8.1), não tendo a PROEXT/UFTM qualquer responsabilidade.

5.2.2.2.2 A responsabilidade da PROEXT é registrar e certificar a ação de extensão, analisando o mérito extensionista e promovendo a publicidade das ações por meio do sistema de informação adotado e publicações na página, no Portal da UFTM.

5.2.2.2.3. O gestor da ação de extensão universitária responsável por planejar, controlar, administrar e gerenciar o recurso financeiro e realizar prestação de contas no relatório final deverá ser indicado pelo proponente no ato de submissão da proposta no SIEX.

5.2.2.3. Dos requisitos específicos das propostas com oferta de bolsa

5.2.2.3.1. As ações de extensão universitária que envolverem pagamento de bolsa deverão ser inseridas em programa ou projeto coordenado por docente em situação funcional ativo na UFTM e estar em conformidade com a legislação vigente e as normas internas da UFTM.

5.2.2.3.2. Deverão ser anexados no SIEX o Termo de compromisso de membros da equipe executora com remuneração ou bolsa e o Comprovante/Declaração de Matrícula ou Histórico escolar do discente indicado para bolsista, atualizado no semestre letivo em que a proposta for submetida.

5.2.2.3.3. O processo de seleção dos bolsistas será de responsabilidade do docente coordenador da ação de extensão universitária, devendo os documentos relativos a esse procedimento serem anexados ao SIEX.

5.2.2.3.4. Dos procedimentos para seleção dos bolsistas em ações com bolsa

5.2.2.3.4.1. O coordenador deverá selecionar para bolsista, por meio de processo seletivo específico, aluno com perfil adequado ao projeto desenvolvido e com formação compatível para as atividades previstas no plano de trabalho.

5.2.2.3.5. A realização e condução do processo seletivo do(s) aluno(s) bolsista(s) deverá respeitar obrigatoriamente as regras previstas nesta Norma Procedimental, sob pena de indeferimento do registro da proposta de ação extensionista.

5.2.2.3.5.1. O processo seletivo deverá ser divulgado com antecedência mínima de 8 (oito) dias de sua realização no Banco de Oportunidades da PROEXT - Discentes <http://www.uftm.edu.br/proext/banco-de-oportunidades/discentes> e, para tanto, o Coordenador deverá seguir os seguintes procedimentos:

a) Iniciar um processo no SEI do tipo "Bolsas de Extensão: Inscrição e Seleção de Bolsistas";

b) Gerar no processo um documento do modelo "Edital";

c) Inserir um número para o Edital, que é definido pelo Coordenador, e não pela PROEXT, considerando que virá acompanhado da sigla da unidade na qual o Coordenador está vinculado;

d) Elaborar todo o edital no processo SEI, deixando expresso o seu número no título do documento;

e) Assinar o Edital eletronicamente;

f) Posteriormente, o coordenador deverá elaborar um despacho, no mesmo processo em que foi gerado o Edital, solicitando a publicação desse documento no Banco de Oportunidades da PROEXT;

g) Enviar o processo ao Departamento de Desenvolvimento da Extensão Universitária – DDEX.

5.2.2.3.5.2. É de responsabilidade do coordenador a elaboração e assinatura eletrônica de todos os atos decorrentes da seleção, com antecedência suficiente para que sejam publicados pela PROEXT em observância ao prazo descrito na alínea “a” bem como para posterior inclusão do resultado da seleção durante a submissão da ação a registro na PROEXT, conforme item 5.2.1.4.1 desta Norma Procedimental.

5.2.2.3.5.3. Não haverá publicação nos finais de semana e feriados pelo fato de não haver expediente.

5.2.2.3.5.4. A oportunidade de seleção também poderá ser divulgada em outros espaços e redes sociais, caso seja de interesse do coordenador.

5.2.2.3.5.5. O edital de seleção dos bolsistas deverá conter informações sobre datas, horário, local, conteúdo programático, e critérios de seleção objetivos assim como os procedimentos que serão utilizados na seleção.

5.2.2.3.5.6. O resultado final deverá ser divulgado nos mesmos espaços em que o processo seletivo foi inicialmente publicado, com as respectivas notas de todos os candidatos participantes, conforme modelo disponível em <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensaouniversitaria/siex>.

5.2.2.3.6. É recomendável ao coordenador da proposta a adoção do modelo da Minuta do Processo Seletivo de Bolsistas disponível em <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensaouniversitaria/siex>.

5.2.2.3.7. O coordenador é responsável por manter sob sua guarda toda a documentação relativa ao processo seletivo do(s) discente(s) bolsista(s), pelo prazo de até 5 (cinco) anos, contados da data de sua realização.

5.3. DO REGISTRO DA CARGA HORÁRIA

5.3.1. A carga horária total da ação de extensão universitária corresponderá à soma da carga horária de atividades descritas do plano de trabalho.

5.3.2. A carga horária de cada membro da equipe executora na ação de extensão universitária será a soma da sua carga horária individual referente às atividades descritas no plano de trabalho que forem efetivamente cumpridas, conforme descrito em relatório apresentado pelo coordenador da ação.

5.3.3. A efeito de cálculo da carga horária da ação de extensão universitária considera igualmente a hora relógio, ou seja, equivalente a 60 (sessenta) minutos. 

5.3.4. A carga horária lançada ao membro da equipe executora da ação de extensão universitária no relatório parcial não será modificada após a emissão de certificados, mesmo em razão de envio posterior de novos relatórios.

5.3.5. Uma vez habilitada a emissão de certificado a algum membro da equipe executora da ação de extensão universitária no relatório parcial, considerar-se-á como concluída sua participação na respectiva ação.

5.4. DA ANÁLISE DAS PROPOSTAS

5.4.1. Preliminarmente, será feita a conferência dos documentos obrigatórios inseridos no SIEX, no prazo de até 2 (dois) dias úteis.

5.4.2. Caso haja inadequações, será enviado e-mail, no endereço cadastrado, aos proponentes solicitando retificação e reinserção dos documentos, no prazo de 5 (cinco) dias úteis.

5.4.2.1. Caso a documentação não seja corrigida no prazo indicado no item 5.5.2., a proposta terá seu status alterado para “indeferido” e não será registrada.

5.4.3. Propostas cuja documentação estiver de acordo terão seu status alterado para “em análise” e serão encaminhadas para avaliação de parecerista.

5.4.4. As propostas “em análise” serão encaminhadas pela PROEXT a membros do Banco de Pareceristas de Extensão Universitária que, por sua vez, terão 2 (dois) dias úteis para aceitar o convite.

5.4.4.1. O parecerista que aceitar o convite terá 5 (cinco) dias úteis para avaliação do conteúdo das ações.

5.4.5. A análise das propostas contemplará apreciação das diretrizes extensionistas e dos itens mínimos descritivos obrigatórios do plano de trabalho e terá como critérios “não atende”, “atende parcialmente” e “atende satisfatoriamente”, conforme explicado em Critérios para análise das propostas, disponível em http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensao-universitaria/siex

5.4.6. As propostas assinaladas como “não atende” ou “atende parcialmente”, deverão ser corrigidas, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, conforme justificativa apresentada pelo parecerista.

5.4.6.1. Após a correção, o parecerista terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para reavaliar as propostas. Enquanto não realizadas as correções solicitadas, as propostas apresentarão status “proposta a reformular” no SIEX.

5.4.6.2. Caso as correções não forem efetuadas, as propostas apresentarão status “não enquadrada”.

5.4.7. Quando a proposta for assinalada como “atende satisfatoriamente”, o parecerista poderá justificar análise.

5.4.8. Após avaliação da ação de extensão universitária, o parecerista poderá:

a) recomendar a proposta;

b) não recomendar a proposta;

c) solicitar correção ao proponente.

5.4.8.1. Propostas recomendadas apresentarão status “recomendada” no SIEX.

5.4.8.2. Propostas não recomendadas apresentarão status “não recomendadas” no SIEX.

5.4.9. Caberá pedido de interposição de recurso contra propostas “não recomendadas”, por meio de correio eletrônico, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados a partir da data de notificação via e-mail de disponibilização do parecer no SIEX.

5.4.10. Interposto recurso, em até 5 (cinco) dias úteis os itens em divergência da proposta serão reanalisados pela PROEXT e, conforme o caso, terão parecer apresentado por um segundo parecerista.

5.5. DA EMISSÃO DE CERTIFICADOS

5.5.1. A emissão de certificado de ação de extensão universitária ocorrerá de forma automática pelo SIEX, a partir do momento que o coordenador da ação inserir o relatório parcial e/ou final, contendo carga horária e descrição das atividades desempenhadas pelos membros executores da ação de extensão.

5.5.2. Disposições sobre a emissão de certificados estão contidas em norma específica.

6. PROCEDIMENTOS GERAIS

6.1. Cabe ao coordenador da ação de extensão universitária:

a) Efetuar o cadastro da ação extensionista no SIEX da PROEXT/UFTM, por meio do login (usuário e senha), no endereço https://sistemas.uftm.edu.br/integrado/ ou com acesso pelo site da UFTM, no menu “Sistemas UFTM”, conforme as informações disponíveis na própria página;

b) Após o login, acessar as abas “Acadêmico”, “Extensão”, “Ações de Extensão”;

c) Preencher as informações conforme orientações;

d) Corrigir, em até 5 (cinco) dias úteis, as propostas com status “enviada para correção”;

e) Efetuar, em até 5 (cinco) dias úteis, as correções solicitadas pelo parecerista, conforme descrito no item 5.5.6;

f) Interpor recurso, quando for o caso, em até 5 (cinco) dias úteis, conforme item 5.5.9.;

g) Anexar relatório parcial, conforme item 5.1.12.1;

h) Anexar relatório final, conforme item 5.1.12.2;

i) Preencher o relatório final e o parcial em campo específico disponível de forma eletrônica no SIEX, devendo minimamente atender os requisitos indicados no formulário de relatório parcial e final, disponível em http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensao-universitaria/siex.

6.2. Cabe aos servidores lotados na PROEXT:

a) Fazer a conferência dos documentos obrigatórios inseridos no SIEX no prazo de até 2 (dois) dias úteis;

b) Constatando-se inadequações, encaminhar e-mail aos proponentes solicitando retificação e reinserção dos documentos no prazo de 5 (cinco) dias úteis, alterando o status da análise documental para “enviado para correção”;

c) Não recomendar a proposta, alterando o status da análise documental para “indeferido” e não registrá-la, caso a documentação esteja em desacordo após o prazo para correção;

d) Recomendar a proposta que esteja com documentação correta e completa para avaliação de parecerista, alterando o status para “em análise”.

e) Registrar a proposta recomendada pelo parecerista, que no sistema apresenta o status “em andamento”.

6.3. Cabe ao membro do Banco de Pareceristas:

a) Manifestar-se, no prazo de 2 (dois) dias úteis, sobre o convite para avaliação da proposta de atividade de extensão universitária encaminhada via SIEX pelo servidor lotado na PROEXT;

b) Caso aceite o convite, avaliar o conteúdo da proposta, no prazo de 5 (cinco) dias úteis;

c) Solicitar correção, apresentando justificativa, das propostas cujos critérios assinalados forem “não atende” ou “atende parcialmente”;

d) Após avaliação da ação de extensão universitária, “recomendar” a proposta, “não recomendar” a proposta ou “enviar para correção” ao proponente;

e) “Não recomendar” as propostas cujas correções não forem realizadas em 5 (cinco) dias úteis;

f) Reanalisar, em até 5 (cinco) dias úteis, os itens em divergência das propostas que tiverem sido interposto recurso.

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

7.1. A divulgação das produções intelectuais decorrentes de ações de extensão ficará condicionada a autorização pelo coordenador no próprio SIEX, com o preenchimento dos campos específicos, podendo ser publicado no portal principal da UFTM e na página da PROEXT.

7.1.1. A divulgação da ação de extensão universitária por meio de relatório parcial deverá conter a caracterização da proposta e os resultados obtidos até a data da submissão escrito na forma de resumo, acompanhado dos registros fotográficos e outro material de ilustração com seus respectivos créditos a seus autores.

7.1.2. A divulgação da ação de extensão universitária por meio de relatório final deverá conter a caracterização da proposta e os resultados conclusivos escrito na forma de resumo, acompanhado dos registros fotográficos e outro material de ilustração com seus respectivos créditos a seus autores.

7.2. A PROEXT não se responsabilizará pelas informações publicadas provenientes dos relatórios parcial e final.

7.3. A divulgação das produções intelectuais decorrentes de ações de extensão, sistematizada na forma de um periódico, será permitida mediante autorização do coordenador geral no ato da submissão do relatório final, por meio de formulário.

7.4. A PROEXT reserva a si o direito de dar ampla publicidade nas ações de extensão universitária na modalidade programas, projetos, eventos, cursos e prestação de serviço contendo as informações: nome do coordenador, e-mail institucional do coordenador, resumo da ação, a localização onde está sendo desenvolvida a proposta e a vigência, após a homologação pelo Conselho de Extensão.

7.5. O conjunto de documentos e tramitações, do cadastro inicial da ação de extensão universitária até a conclusão com a submissão do relatório final, ficarão disponíveis, no SIEX, para consultas pelas instâncias interessadas, mediante solicitação ao e-mail registro.proext@uftm.edu.br.

7.6. O registro de créditos de extensão universitária integradas em componentes curriculares será definida em norma específica.

7.7. É facultativa a inscrição de resumo/apresentação na Jornada de Extensão Universitária, JIEPE aos coordenadores de projeto/programa registrados nas modalidades de fluxo contínuo.

7.7.1. Em caso de escolha pela participação, a inscrição na JIEPE deve ser realizada no ano subsequente à finalização da atividade ou, caso opte-se por apresentar resultados parciais, é preciso que tenham sido cumpridos pelo menos 6 (seis) meses da atividade.

7.7.2. O resumo deverá ser submetido conforme as normas presentes em Resolução do COEXT no que tange às regras para a submissão de resumos na Jornada de Extensão Universitária, inserida na Jornada Integrada de Ensino, Pesquisa e Extensão da UFTM - JIEPE da UFTM e/ou outras normas complementares da PROEXT que estiverem disponíveis na ocasião da chamada de submissão de resumos.

7.8. Todas as atividades a serem conduzidas no âmbito da UFTM, e que envolvam o uso de animais, devem ser submetidas à aprovação do Comitê de Ética antes da sua execução. Informações adicionais podem ser obtidas no site da UFTM.

7.9. Propostas de fluxo contínuo registradas até 31/12/2020 continuarão registradas e acompanhadas via SIGProj e terão certificados emitidos conforme regulamentado em norma própria para emissão de certificados.

7.9.1. Propostas vinculadas a editais da PROEXT publicados antes da entrada em vigor desta Norma Procedimental e que, portanto, adotaram o SIGProj como sistema de informação, continuarão a usar o SIGProj até a submissão do relatório final e consequente encerramento da ação de extensão universitária. 

7.10.  Excepcionalmente nos casos citados nos itens 7.9 e 7.9.1, a emissão de certificados será realizada pelo SIEX acessando o sistema integrado da UFTM, abas “Acadêmico”; “Extensão”; “Solicitação de Certificados”, preencher campos de formulário do sistema e inserindo planilha eletrônica, conforme “Orientações sobre como solicitar a emissão de certificados de Extensão Universitária via Sistema Integrado - UFTMNet”, disponível em <http://www.uftm.edu.br/proext/desenvolvimento-da-extensao-

7.11. Casos omissos serão resolvidos pela PROEXT.

7.12. Esta Norma acompanha a vigência da Portaria que a aprova.