Ministério da Educação

Universidade Federal do Triângulo Mineiro

Uberaba - MG

Portaria PROPLAN/UFTM Nº 62, DE 23 DE outubro DE 2023

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO SUBSTITUTO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRIÂNGULO MINEIRO – UFTM, nomeado pela Portaria de pessoal nº 616, de 20 de junho de 2023, no uso da competência delegada por meio da Portaria Reitoria/UFTM nº 143, de 14 de dezembro de 2022, RESOLVE:

Art. 1º Aprovar os procedimentos relativos à utilização de espaços físicos para realização de eventos no âmbito da UFTM.

Parágrafo único. Fica aprovada a Norma Procedimental nº 50.03.001 – Utilização de Espaços Físicos para Realização de Eventos, na forma do Anexo a esta Portaria.

Art. 2º As unidades e gestores envolvidos no processo e descritos na Norma Procedimental se tornam responsáveis pela sua execução e seu acompanhamento, bem como a exigência de cumprimento dos procedimentos e apresentação dos documentos necessários.

Parágrafo único. A Pró-Reitoria de Planejamento poderá, a qualquer tempo, a pedido ou por iniciativa própria, rever os procedimentos normatizados, bem como verificar sua aplicação e seu cumprimento.

Art. 3º Fica revogada a Portaria PROPLAN/UFTM nº 39, de 25 outubro de 2021.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor em 1º de novembro de 2023.

Esdras Viggiano de Souza

Pró-Reitor de Planejamento Substituto da UFTM

Documento assinado eletronicamente por ESDRAS VIGGIANO DE SOUZA, Pró-Reitor de Planejamento Substituto, em 01/11/2023, às 17:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e no art. 34 da Portaria Reitoria/UFTM nº 165, de 16 de junho de 2023.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.uftm.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1122807 e o código CRC 8F4D9461.

ANEXO

NORMA PROCEDIMENTAL 50.03.001 - UTILIZAÇÃO DE ESPAÇOS FÍSICOS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS

1. FINALIDADE

Normatizar os procedimentos para a utilização dos espaços físicos da Universidade Federal do Triângulo Mineiro – UFTM, descritos nesta Norma Procedimental, destinados à realização de eventos institucionais e externos.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Toda a comunidade e, em especial, o Departamento de Serviços e Logística – DSL.

3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

a) Lei nº 9.294, de 15 de julho de 1996; e

b) Lei nº 10.167, de 27 de dezembro de 2000.

4. CONCEITOS BÁSICOS

4.1. Eventos Institucionais

4.1.1. Consideram-se eventos institucionais aqueles promovidos por qualquer membro da comunidade universitária ou qualquer unidade organizacional ou ambiente funcional e que tenha estreita relação com as atividades desenvolvidas no âmbito acadêmico ou administrativo.

4.1.1.1. Os Eventos Institucionais no âmbito da UFTM se subdividem em:

a) Eventos Solenes: aqueles promovidos pela Reitoria;

b) Eventos Acadêmicos: aqueles promovidos pelos docentes, discentes ou qualquer unidade acadêmica, cuja natureza seja essencialmente acadêmica; e

c) Eventos Administrativos: aqueles promovidos por gestores ou unidades administrativas, cuja natureza seja essencialmente administrativa.

4.2. Eventos Externos

4.2.1. Consideram-se eventos externos aqueles promovidos pela comunidade externa.

4.3. Atividades científicas, culturais, comunitárias e educacionais.

4.3.1. São os eventos caracterizados como: cursos, congressos, simpósios, seminários, encontros e reuniões de caráter científico, conferências e palestras, semanas acadêmicas, feiras de profissões, apresentações culturais etc., conforme NP 50.02.003.

5. NORMAS

5.1. DA OCUPAÇÃO DOS ESPAÇOS FÍSICOS

5.1.1. Os espaços destinados à realização de eventos apresentam as características descritas no item 5.3.1.3.1.

5.1.2. A utilização dos auditórios para realização de pequenas reuniões, apresentações de trabalhos e/ou atividades para público inferior à metade da sua capacidade e que, por essa razão, possam ser desenvolvidas em outros espaços, será vedada.

5.1.3. Os eventos institucionais terão prioridade na reserva dos espaços físicos.

5.2. DOS EVENTOS INSTITUCIONAIS

5.2.1. Reservas

5.2.1.1. Eventos promovidos por discentes deverão ser formalizados pelo Coordenador do curso, Diretor do Instituto, Coordenador do Programa de Pós-graduação ou Coordenador do Projeto/Programa de referência, os quais assumirão a responsabilidade pela sua promoção frente à Universidade.

5.2.1.2. Eventos promovidos por servidores técnico-administrativos deverão ser formalizados por intermédio da sua chefia imediata.

5.2.1.3. As pré-reservas estão vinculadas à disponibilidade do local pretendido e deverão ser formalizadas junto ao Departamento de Serviços e Logísitica – DSL, pelos agentes citados nos itens 5.2.1.1 e 5.2.1.2.

5.2.1.4. A formalização da reserva deverá ser efetivada mediante o preenchimento do formulário para pré-reservas de auditórios da UFTM, disponível on-line, na página Reservas de Auditórios, opção “Reserva de Auditórios”, em até 30 (trinta) dias antes da realização do evento.

5.2.2. Desistência da reserva

5.2.2.1. Caso haja desistência da reserva, a organização do evento deverá comunicá-la, em até 15 (quinze) dias antes da data de início do evento, ao DSL, pelo e-mail audiovisual.dsl@uftm.edu.br.

5.2.2.2. Se a desistência não for comunicada ou for comunicada fora do prazo, o responsável receberá uma notificação do DSL, informando que seu nome será registrado no cadastro de usuários pendentes.

5.2.2.3. No caso de reincidência, o responsável não estará autorizado a formalizar novas reservas durante o ano vigente.

5.3. DOS EVENTOS EXTERNOS

5.3.1. A utilização dos espaços físicos da UFTM para realização de eventos externos ocorrerá sob a forma de locação do respectivo espaço, mediante pagamento da taxa de ocupação e assinatura de contrato.

5.3.1.1. A taxa de ocupação se refere apenas à área reservada e informada no Termo de Compromisso e Responsabilidade, encaminhado ao DSL, e caso seja utilizado outro espaço, será cobrado um valor adicional.

5.3.1.2. A taxa de ocupação será cobrada por turno, ininterrupto, independentemente da duração do evento.

5.3.1.3. A taxa de ocupação será calculada proporcionalmente ao valor do salário mínimo (SM) vigente à época da reserva.

5.3.1.3.1. A taxa de ocupação se referirá para cada espaço e dia/turno, se ocorrer reserva de mais de um dia, os valores serão calculados para cada um deles, sendo definidos da seguinte forma:

5.3.2. Reservas

5.3.2.1. As reservas estarão vinculadas à disponibilidade do local pretendido e deverão ser formalizadas pelo responsável pelo evento junto ao DSL que procederá à análise da solicitação.

5.3.2.2. A formalização da reserva deverá ser efetivada, exclusivamente, mediante o preenchimento do formulário para Pré-Reservas de Auditórios da UFTM, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data de início do evento, disponível no sítio institucional, conforme item 5.2.1.4.

5.3.2.3. Após o deferimento formal, o DSL deverá solicitar ao Departamento de Orçamento e Finanças – DOF a emissão da Guia de Recolhimento da União – GRU para envio, por e-mail, ao solicitante.

5.3.2.4 A locação somente será confirmada após o pagamento integral da taxa de ocupação, com apresentação do comprovante ao DSL em até 20 (vinte) dias antes do evento.

5.3.3. Desistência da reserva

5.3.3.1. Caso haja desistência da reserva, o responsável deverá comunicá-la em até 15 (quinze) dias antes da data de início do evento, por escrito, ao DSL, ocasião em que a taxa de ocupação poderá ser integralmente ressarcida.

5.3.3.2. Nos cancelamentos de reserva em prazo inferior a 15 (quinze) dias será ressarcido ao contratante apenas 50% (cinquenta por cento) do valor da taxa de ocupação já depositado, em razão de a UFTM ter sido impossibilitada de celebrar outras utilizações.

5.4. DA AUTORIZAÇÃO PARA USO DOS ESPAÇOS FÍSICOS

5.4.1. Compete ao DSL autorizar a utilização dos espaços físicos para realização de eventos internos e externos após consulta da disponibilidade.

5.5. DAS DATAS E HORÁRIOS RESERVADOS

5.5.1 O recinto ficará disponível somente na data e no horário em que foi reservado.

5.5.2. Os horários de início e de término dos eventos deverão ser rigorosamente respeitados, considerando-se a ocorrência de outros eventos e questões acadêmicas e administrativas envolvidas.

5.5.3. Entre um agendamento e outro, será necessário um intervalo de 2 (duas) horas para a preparação interna do recinto.

5.5.4. Se houver necessidade prévia do local por parte do realizador do evento, esse tempo deverá ser calculado e incluído no período reservado, quando eventos internos, e na composição da diária, quando for evento externo.

5.6. DAS ALTERAÇÕES

5.6.1. A alteração da reserva ficará sujeita a nova confirmação, uma vez que os agendamentos são realizados com antecedência e o local poderá ter reserva anterior.

5.6.1.1. A solicitação deverá ser encaminhada ao e-mail audiovisual.dsl@uftm.edu.br.

5.6.2. A alteração da data e/ou horário da reserva somente terá validade se for formalizada e justificada pelo solicitante junto ao DSL, no prazo mínimo de 10 (dez) dias do início do evento, previsto na reserva original.

5.6.2.1. Na hipótese de não haver disponibilidade da nova data ou horário, a reserva poderá ser cancelada, observado o disposto no item 5.3.3.2 desta NP.

5.7. DA VISTORIA DO ESPAÇO

5.7.1. No início e no término de cada evento, o recinto deverá ser vistoriado pelo DSL e pelo responsável pelo evento, que lavrarão o “Termo de Vistoria – TV”.

5.8. DA FIXAÇÃO DE FAIXAS E CARTAZES

5.8.1. É proibida a fixação de cartazes no interior dos Auditórios e/ou áreas adjacentes.

5.8.2. A colocação de faixas e cartazes alusivos ao evento somente será permitida em lugares específicos para essa finalidade, definidos pela Administração de Edifícios.

5.8.3. Em caso de não cumprimento, o DSL retirará os materiais fixados, ficando sujeitos à inutilização.

5.9. DOS DANOS CAUSADOS AO PATRIMÔNIO

5.9.1. Os danos causados ao patrimônio público são de responsabilidade exclusiva do solicitante, o qual deverá providenciar o devido ressarcimento à UFTM, mediante procedimento administrativo, não excluindo as demais responsabilidades legais.

5.10. DA EXPOSIÇÃO E VENDA DE LIVROS E PERIÓDICOS E DO USO DE EQUIPAMENTOS

5.10.1. É permitida a exposição e venda de livros, periódicos ou similares, com participação de livrarias e editoras como parceiras ou patrocinadoras, desde que observada a relação direta com o evento em questão e informado previamente ao DSL.

5.10.2. O solicitante deverá verificar, como condição para inscrição ou participação no evento, a idoneidade e legitimidade do expositor e a efetiva titularidade da alegada representação comercial da empresa e dos produtos a serem expostos, ficando a UFTM eximida de toda e qualquer responsabilidade em caso de procedimentos judiciais ou reclamações de terceiros envolvendo tais questões.

5.10.3. A exposição de materiais publicitários e a montagem de estandes em espaços próximos ao auditório estão sujeitas à aprovação prévia do DSL.

5.10.4. Caberá exclusivamente ao responsável pela reserva o controle de quaisquer materiais, equipamentos, decoração etc. e a remoção deve ser providenciada, imediatamente, dentro do horário da reserva.

5.10.5. Será cobrada taxa de reserva em caso de material não recolhido ou de pernoite, nos mesmos valores praticados à data do evento, pelo período ocupado, com arredondamento para cima.

5.10.6. A distribuição ou a comercialização de produtos relacionados ao evento requererá autorização prévia do DSL e não deverão acarretar resíduos, lixo ou demanda de limpeza ou manutenção.

5.10.7. Solicitação de mesas e cadeiras deverá ser efetuada no ato da reserva, estando condicionada à disponibilidade para provimento pelo DSL.

5.11. DAS PROIBIÇÕES

5.11.1. Fica proibido(a):

a) a comercialização, a propaganda e/ou o consumo de produtos fumígeros, gerados ou não do tabaco, nos Auditórios e nas dependências adjacentes;

b) a comercialização e o consumo de bebidas alcoólicas;

c) o consumo de qualquer tipo de alimento ou líquido no interior dos Auditórios, exceto aos ocupantes da mesa, que poderão consumir água;

d) utilizar os auditórios rotineiramente, como sala de aula;

e) posicionar banners, faixas, cavaletes, painéis ou quaisquer outros equipamentos obstruindo as vias de acesso às demais dependências dos prédios, como escadas, elevadores e corredores de circulação, ou junto aos extintores de incêndio;

f) o uso de materiais que possam prejudicar a saúde dos usuários ou de terceiros ou ainda danificar as instalações, tais como graxas, tintas, corrosivos, inflamáveis etc.;

g) perfurar, pintar ou colar cartazes nas paredes ou no piso;

h) o uso de som, bem como a realização de apresentações musicais nas áreas externas aos auditórios, em horários de atividades acadêmicas;

i) a utilização de som ou emissão de ruídos em volume que cause distúrbio nas atividades acadêmicas em curso ou acima do permitido pela legislação;

j) o uso dos espaços físicos destinados à realização de quaisquer eventos de natureza político-partidária; e

k) realização de comemorações e recepções nas dependências internas dos auditórios.

6. PROCEDIMENTOS GERAIS

6.1. DO SOLICITANTE

6.1.1. O solicitante deverá verificar no sítio da UFTM, na página Reservas de Auditórios, a disponibilidade da data pretendida para reserva do espaço físico de interesse, preenchendo o formulário para Pré-Reservas de Auditórios.

6.1.2. Em caso positivo e, após aprovação do DSL, o solicitante deverá:

6.1.2.1. Eventos Institucionais:

a) executar os procedimentos e trâmites exigidos pela NP 50.02.003 “Promoção de Eventos Institucionais”;

b) assinar e cumprir todas as exigências estabelecidas no “Termo de Compromisso e Responsabilidade - TCR” e enviá-lo até 15 (quinze) dias antes da data do evento, caso o TCR não seja enviado na data estipulada, o evento será cancelado;

c) realizar as vistorias prévia e final do espaço físico locado, acompanhado por servidor do DSL, lavrando o TV; e

d) verificar, no link recebido quando da confirmação da reserva, se todos os dados estão corretos.

6.1.2.2. Eventos Externos:

a) providenciar o pagamento da taxa de ocupação no prazo definido na GRU;

b) apresentar o comprovante de pagamento da GRU ao Departamento de Serviços e Logística, para confirmação da locação;

c) assinar o contrato de locação;

d) assinar e cumprir todas as exigências estabelecidas no “Termo de Compromisso e Responsabilidade”; e

e) realizar as vistorias prévia e final do espaço físico locado, acompanhado por servidor do DSL.

6.2. DA COMUNICAÇÃO SOCIAL

6.2.1. A Comunicação Social deverá dar suporte e atender as solicitações de atualização das páginas de Reservas de Auditório no Portal UFTM, mediante solicitação do Departamento de Serviços e Logística.

6.3. DO DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS E LOGÍSTICA

6.3.1. Para Eventos Institucionais, cabe ao DSL:

a) analisar o Formulário para Pré-Reservas de Auditórios da UFTM de acordo com os critérios estabelecidos na NP 50.02.003;

b) após decisão, informar o solicitante sobre a deliberação e solicitar o envio do Termo de Responsabilidade e Compromisso – TRC devidamente assinado, nos casos deferidos; e

c) comunicar o agendamento do evento aos setores responsáveis pelos serviços de suporte aos auditórios para as providências cabíveis, referentes aos serviços de portaria, de vigilância, de limpeza do espaço físico e de recursos audiovisuais.

6.3.2. Para Eventos Externos, cabe ao DSL:

a) analisar o Formulário para Pré-Reservas de Auditórios da UFTM;

b) em caso de deferimento da solicitação, verificar o valor total da locação, de acordo com a tabela disposta no item 5.3.1.3.1 desta NP, e informar o solicitante quanto à deliberação;

c) solicitar ao DOF a emissão da GRU para envio ao solicitante;

d) confirmar a locação junto ao solicitante, após recebimento do comprovante de pagamento da taxa de ocupação, convocando-o para assinatura do TRC e do contrato;

e) entregar ao solicitante a primeira via do formulário e arquivar a segunda com o TRC;

f) comunicar o agendamento do evento aos setores responsáveis pelos serviços de suporte aos auditórios para as providências cabíveis, referentes aos serviços de portaria, de vigilância, de limpeza do espaço físico e de recursos audiovisuais, se necessário; e

g) durante a realização do evento, verificar se o espaço utilizado corresponde ao estabelecido no Formulário de Pré-Reservas e se não corresponder, aplicar o disposto no item 5.3.1.1.

6.3.3. Antes da realização do evento, o DSL deverá:

a) verificar se os equipamentos de audiovisual da UFTM solicitados no Formulário de Pré-Reserva estão em perfeitas condições de uso;

b) vistoriar, em conjunto com o solicitante, as instalações onde será realizado o evento;

c) preencher o “Termo de Vistoria” - TV, na coluna “PRÉ” do formulário, anotando no campo “Observações” todas as irregularidades existentes no ambiente;

d) colher a assinatura do responsável;

e) adotar as providências cabíveis, necessárias ao funcionamento do evento; e

f) autorizar cartazes e faixas, desde que respeitando o estabelecido em norma da instituição.

6.3.4. Durante a realização do evento, o DSL deverá:

a) realizar o controle dos equipamentos de audiovisuais pertencentes à UFTM, por intermédio de servidor do DSL; e

b) fiscalizar se o volume dos equipamentos de som está dentro do limite permitido.

6.3.5. Após a realização do evento, o DSL deverá:

a) verificar sobre a regularidade do evento, no que se refere às condições do espaço físico utilizado, mediante vistoria realizada em conjunto com o solicitante;

b) preencher a coluna “PÓS” do Termo de Vistoria - TV;

c) colher a assinatura do responsável, registrando quaisquer ocorrências;

d) em caso de danos, convocar formalmente o responsável, apontando os danos causados durante a realização e que deverão ser ressarcidos pelo responsável do evento, orçados pelo DSL, em prazo definido pela UFTM; e

e) solicitar ao DOF a emissão da GRU para ressarcimento dos danos, com envio ao solicitante.

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

7.1. Antes do agendamento, o DSL deverá solicitar a leitura desta Norma Procedimental pelo solicitante.

7.2. A UFTM poderá cancelar o agendamento/locação caso seja identificado no decorrer do evento que o assunto abordado não é o mesmo citado no ato da reserva ou qualquer outro desvio de finalidade que possa ocorrer.

7.3. Eventualmente, em caso de interesse público devidamente comprovado, o DSL poderá dispensar a taxa de ocupação.

7.3.1. Para o previsto nesta NP, especificamente neste item, eventos de cunho religioso não são caracterizados como eventos de interesse público.

7.4. A participação de crianças e adolescentes menores de 15 (quinze) será restrita às atividades adequadas à faixa etária e respeitada a legislação vigente, em especial, ao Estatudo da Criança e do Adolescente – ECA, sob a supervisão do contratante ou preposto.

7.5. Os responsáveis legais dos menores serão responsáveis pelas respectiva guarda e segurança.

7.6. Nos eventos, os participantes deverão utilizar crachá próprio para acesso e circulação nas dependências do espaço reservado, a ser fornecido pelo(s) responsável(is) do evento,  atendendo ao disposto na NP 50.03.003 – “Utilização do Crachá”.

7.7. Os usuários que desejarem utilizar seus equipamentos de multimídia terão de instalar e testar seu funcionamento na presença do técnico de audiovisual do DSL, sem comprometer o funcionamento dos equipamentos da Universidade.

7.7.1. O funcionamento e a conservação dos equipamentos trazidos serão de responsabilidade única e exclusiva dos responsáveis pelo evento.

7.7.2. Os materiais ou equipamentos trazidos para os auditórios da UFTM pelos organizadores ou participantes do evento serão de responsabilidade de quem os trouxer, incluindo sua utilização e guarda, não imputando à UFTM qualquer responsabilidade por perdas ou danos.

7.7.2.1. Os materiais e equipamentos de terceiros deverão ser retirados imediatamente após o término do evento.

7.8. Os auditórios não estão equipados para videoconferências ou transmissões ao vivo.

7.8.1. Em caso de necessidade, o solicitante deverá entrar em contato com a Comunicação Social ou o Setor Audiovisual da UFTM para verificar a disponibilidade da transmissão de eventos institucionais.

7.8.2. A transmissão dos eventos externos será de inteira responsabilidade dos contratantes, não sendo fornecidos equipamentos e habilitação de acesso à internet para tal finalidade.

7.9. O DSL deverá verificar antecipadamente as condições técnico-operacionais dos espaços e comunicar ao responsável qualquer eventualidade que possa comprometer a realização do evento.

7.9.1. A UFTM não disponibilizará pessoal para transporte dos materiais ou equipamentos que serão utilizados nos eventos.

7.10. Em caso de descumprimento das normas aqui estipuladas ou permanecimento no local do evento além do horário reservado, o responsável pelo evento será advertido pelo Departamento de Serviços e Logística e terá o nome registrado no cadastro de usuários pendentes.

7.10.1. Em caso de eventos externos, o responsável deverá, ainda, arcar com os eventuais prejuízos causados, além do pagamento das horas excedentes que ultrapassarem o contratado, calculadas em múltiplos de 4h.

7.10.2. Havendo reincidência, o responsável ficará impedido de formalizar novas reservas durante o ano vigente.

7.11. O praticável (tablado de degraus utilizado em formaturas) não está incluído nas locações, sendo de uso exclusivo de eventos internos.

7.12. As disposições desta NP se aplicam exclusivamente aos ambientes listados no item 5.3.1.3.1.

7.12.1. Os critérios de utilização e reserva do Complexo Esportivo da UFTM estão disciplinados em normativa específica.

7.13. Aos contratantes externos, é expressamente proibida a vinculação da imagem da UFTM como promotora, colaboradora, parceira, organizadora ou patrocinadora da atividade.

7.14. Os documentos mencionados nesta NP estão disponíveis na página Reservas de Auditório, no link https://www.uftm.edu.br/reservas.

7.15. Casos omissos serão resolvidos pelo DSL, no que for de devida competência.

7.16. Esta Norma Procedimental entra em vigor na data estabelecida no ato normativo decorrente de sua aprovação.